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Planes
Un plan define la jerarquía y el orden de las actividades de trabajo que deben completarse para un proyecto, un programa o un producto. La estructura permite desglosar proyectos complejos en componentes manejables. Por ejemplo, en proyectos de gran tamaño, puede haber un usuario que diseñe la estructura de plan de nivel superior y otros que se encarguen del desglose detallado de las actividades.
Los planes se ejecutan mediante la actualización del progreso en relación con las actividades del plan para que este incluya una vista en tiempo real del estado del proyecto.
El creador del proyecto, programa o plan de producto selecciona uno de los siguientes métodos de ejecución:
Ejecución manual
El modo de ejecución manual del proyecto permite a los administradores crear nuevas actividades o entregas en cualquier momento y en cualquier ubicación del plan. Los propietarios de actividades o entregas también pueden editar cualquier atributo de actividad (nombre, descripción, duración, fecha de inicio, fecha de fin, etc.) en cualquier momento y puede desestimar o cancelar la desestimación de los atributos de actividades o entregas.
Este enfoque resulta adecuado para los planes que se someten a cambios constantes donde las relaciones de prioridad no son estrictas, de modo que el procesamiento de las actividades pueda iniciarse aunque no se hayan completado las actividades predecesoras.
Ejecución automática
Si el plan se encuentra en modo de ejecución automática, las actividades se inician y finalizan según las restricciones de programación y de inicio, y se solicitan notificaciones automáticas de la tarea a los miembros del equipo.
Si el usuario confía en la programación del plan o trabaja con un plan que se ha ejecutado correctamente en el pasado, la ejecución automática permite un enfoque más automatizado de la administración de proyectos a la vez que proporciona un mayor control sobre la programación del proyecto.
Existen varios motivos por los que es posible que el usuario desee utilizar un plan ejecutado automáticamente:
• Si la programación del proyecto es inflexible o las actividades deben ejecutarse en un orden exacto.
Una vez que un plan se ha iniciado y se encuentra en proceso, la ejecución automática permite un mayor control sobre los cambios en la programación del plan. Por ejemplo, en un proyecto ejecutado manualmente, los propietarios de la actividad y los jefes de proyecto pueden reprogramar o añadir trabajo y duración de una actividad cuya fecha de fin estimada ha pasado. No obstante, si el proyecto se ejecuta automáticamente, solo se pueden modificar los atributos de programación de las actividades que no se han iniciado o que se han suspendido.
• Si se desea restringir la fecha de finalización del trabajo de la actividad os si el trabajo del proyecto está estrechamente vinculado a las restricciones de fecha.
Los recursos y los propietarios de la actividad solo pueden realizar el seguimiento del trabajo si una actividad está en proceso. Por consiguiente, las tareas no pueden completarse antes de la fecha de inicio programada de una actividad y los recursos no pueden realizar el seguimiento del trabajo de una actividad cuya fecha de fin ha pasado.
• Si se desea reducir el número de tareas de programación que suelen completar los jefes de proyecto.
Cuando una actividad comienza, se envía una notificación automatizada a los usuarios que tienen trabajo de la actividad asignado. Dado que las actividades se inician automáticamente según las restricciones de programación, los recursos no dependen de los jefes de proyecto para iniciar actividades o para notificar cuándo debe comenzar el trabajo de la actividad.
La ejecución automática del proyecto es más adecuada para planes que se basan en plantillas o planes importados para los que se prevén pocos cambios o ninguno en la estructura del plan. Este modo de ejecución resulta especialmente útil para proyectos que se ejecutan en sucesión rápida, donde siempre se deben ejecutar los mismos pasos, en el mismo orden y con las mismas dependencias. En estos tipos de planes, solo suelen cambiar los recursos, las fechas de inicio y las duraciones.
Para obtener más información, consulte Ejecución automática.
Los factores siguientes influyen en los modos de ejecución manual y automática al programar actividades:
• Trabajo y duración de la actividad: cuando se crea una nueva actividad, tres atributos básicos determinan su programación (Duración, Trabajo y Unidades de recurso).
• Restricciones de la actividad: el tipo de restricción determina las fechas de inicio y fin estimados de una actividad.
• Relaciones predecesoras: al crear una actividad, se pueden especificar otras actividades que deban comenzar o finalizar antes de que comience la nueva actividad.
• Tipo de tarea y Condicionada por el esfuerzo: cuando se editan la duración, el trabajo o los recursos de una actividad existente, el tipo de tarea determina cómo se recalculan otras variables de programación.
• Seguimiento del trabajo: las actividades y las tareas de los recursos se completan a medida que los usuarios introducen la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo. Las fechas de inicio y fin, el trabajo real y la duración también se calculan en función del momento en que se realiza el seguimiento del trabajo.
El modo de ejecución automática también proporciona acciones adicionales para iniciar, pausar y reanudar el plan o las actividades individuales. Para obtener más información, consulte Ejecución automática.