Utilizzare un'entità testo per sostituire una lunga stringa di testo, ad esempio un'entità testo chiamata XML per eXtensible Markup Language. Per risparmiare tempo, anziché digitare il testo, è possibile inserire l'entità testo dall'elenco a discesa della barra degli strumenti.

È possibile creare entità testo per un testo soggetto a frequenti modifiche, ad esempio il numero di revisione di un manuale. Ogni volta che cambia il numero di revisione, è necessario modificare solo l'entità testo. La modifica viene automaticamente apportata in ogni punto in cui viene visualizzata l'icona di markup dell'entità testo nel documento.

Un entità testo può includere altre entità testo, altro testo e ulteriori markup. Se, ad esempio, la propria azienda include delle filiali, è possibile creare un'entità "azienda" e inserirvi un'entità "filiale". In questo modo, se una filiale cambia o viene venduta, è possibile modificare l'entità "filiale" oppure rimuoverla dall'entità "azienda".

Le entità testo possono contenere fino a 8000 caratteri.

Dopo aver inserito un'entità testo, viene visualizzata una singola icona di markup che la rappresenta. Per visualizzare il contenuto delle entità testo nel documento, scegliere Visualizza > Entità testo.

Creare un'entità testo se si desidera un'entità in grado di supportare molto testo o un intero documento.