Un'entità file può essere costituita da un intero documento o da una porzione di documento, ad esempio da un capitolo, da una sezione o da un paragrafo. Deve essere strutturalmente completa, inclusi i tag di apertura e chiusura.

I tag utilizzati in un'entità file devono essere supportati dalla posizione in cui l'entità viene inserita in un documento. Ad esempio, è possibile aggiungere un tag sect1 in chapter nel tipo di documento DocBook, ma non è possibile aggiungere un tag chapter in un tag sect1.

Il file di origine dell'entità file può risiedere sull'unità disco rigido locale, su un server file di rete, in un sistema di gestione dei documenti o sul World Wide Web.

È possibile utilizzare la sottodirectory percorso Arbortext\custom\entities per archiviare le entità. L'inserimento dei file di entità nella sottodirectory custom\entities rende tali file automaticamente disponibili. Pertanto non occorre più aggiungerli manualmente al percorso. All'avvio, il percorso custom\entities viene anteposto automaticamente al percorso delle entità.

Per default le entità file vengono visualizzate in formato espanso. Per comprimerle, utilizzare l'opzione di menu Visualizza > Entità file.

Le entità file sono sempre espanse nella struttura documento, anche se non lo sono nella visualizzazione.