È sempre necessario bloccare le entità file e le inclusione XML prima di poterle modificare. Il blocco delle entità garantisce che nessun altro possa modificarle. Le entità e le inclusioni sono precedute da una piccola icona gialla a forma di contenitore. Quando si blocca un'entità, sul contenitore viene visualizzata una piccola chiave che indica che l'entità o l'inclusione è bloccata e non può essere utilizzata. Tutte le modifiche apportate alle entità e alle inclusioni vengono salvate al momento del salvataggio del documento principale. Inoltre, quando si salva il documento principale, tutte le entità e le inclusioni in precedenza bloccate vengono sbloccate e diventano disponibili per gli altri utenti.

Se si tenta di bloccare un'entità o un'inclusione bloccata da un altro utente, viene visualizzata una finestra di dialogo che consente di aprire l'entità o l'inclusione in modalità di sola lettura. In questo caso, se si sceglie di aprirla in modalità di sola lettura, sarà possibile provare a bloccarla di nuovo solo dopo la chiusura e la riapertura del documento principale.

Se un file entità o un'inclusione XML risiede in un sistema di gestione dei contenuti, per sbloccarla è necessario utilizzare il protocollo di Check-Out locale. Per bloccare contemporaneamente tutte le altre entità file e inclusioni presenti nel documento, è possibile utilizzare Modifica > Modifica tutte le entità e inclusioni.

È inoltre possibile bloccare singole entità file e inclusioni XML in modo implicito. A questo scopo, immettere il testo nell'entità o nell'inclusione espansa e digitare o inserire, modificare oppure eliminare il markup. Nella Mappa documento, fare clic sull'icona a forma di contenitore per selezionare un'entità o un'inclusione. Fare doppio clic sul nome dell'entità o dell'inclusione nel Mappa documento per aprire l'inclusione o l'entità in una finestra separata.