Guardado de una búsqueda

Se pueden guardar las búsquedas para utilizarlas más adelante. Si el usuario dispone de permisos de administrador, también se puede guardar una búsqueda para compartirla con los miembros de un grupo, un contexto, una organización o un sitio.

◦ El nombre de la búsqueda guardada debe ser exclusivo. Si el nombre que se introduce es igual al de una búsqueda guardada existente, se pide al usuario que elija entre sobrescribir la búsqueda guardada anterior o cancelar.

◦ Mostrar en la lista de búsquedas guardadas: permite mostrar la búsqueda en la lista Búsquedas guardadas. Esta lista aparece en la página Historial de búsquedas y búsquedas guardadas, que está disponible en la ficha Buscar del Navegador. La visibilidad de una búsqueda guardada se puede cambiar posteriormente desde la ventana Gestionar búsquedas guardadas.

◦ Definir como búsqueda global: permite compartir la búsqueda con los miembros de un contexto, una organización o un sitio. Utilice el menú Ámbito de búsqueda global para especificar el contexto. La búsqueda guardada está disponible para todos los miembros del contexto, incluidos los invitados.

Esta opción solo aparece si el usuario dispone de permisos de administrador dentro de un contexto como mínimo. Solo los contextos para los que el usuario tiene permisos administrativos aparecen en el menú Ámbito de búsqueda global.

Esto es diferente que los criterios de atributos incluidos en los parámetros originales de la búsqueda. Los criterios de atributos que forman parte de los parámetros de búsqueda guardados incluyen un valor y se incluyen automáticamente cuando se ejecuta la búsqueda guardada. Un atributo obligatorio no tiene un valor predefinido; el valor se debe definir antes de ejecutar la búsqueda.

Por ejemplo, se realiza una búsqueda en la que se ha especificado que el atributo Estado está definido como En curso y, a continuación, se guarda esa búsqueda. En el futuro, cada vez que se utilice esta búsqueda guardada, se abrirá la página Resultados de la búsqueda con Estado=Trabajo en curso incluido automáticamente en los parámetros de la búsqueda.

Sin embargo, si se añade Estado como un atributo obligatorio en las opciones avanzadas, al ejecutar la búsqueda guardada se abre la página Búsqueda avanzada. En Criterios, el atributo Estado aparece con un asterisco al lado, indicando que el campo es obligatorio. Para ver los resultados de la búsqueda, se debe seleccionar un valor para el atributo Estado y pulsar en Buscar.

3. En Definir vista de tabla, especifique la vista por defecto que se debe utilizar en la tabla Resultados de la búsqueda. Se puede seleccionar una vista existente del menú Vista en tabla o pulsar en Nueva vista para crear una vista en tabla personalizada. Para obtener más información, consulte Creación y edición de vistas en tabla nuevas.

Si se comparte una búsqueda y desea incluir una vista en tabla personalizada, hay que asegurarse de que la vista en tabla sea visible para los demás usuarios. Para verificarlo, finalice la creación de la búsqueda guardada y navegue hasta la tabla Resultados de la búsqueda.

a. En el menú desplegable de la vista, seleccione Personalizar. Se abre la ventana Personalizar la lista de vistas.

b. Pulse en el icono de editar

junto a la vista en tabla para abrir la ventana Editar vista.

c. En Definir nombre, asegúrese de que Compartir con todos los usuarios está seleccionado.

Si una búsqueda compartida incluye una vista que no es visible para los otros usuarios, se abrirá la tabla Resultados de la búsqueda con la vista por defecto o (si procede) la vista más reciente seleccionada por ese usuario.

4. En el paso Definir acceso de grupo, seleccione grupos adicionales que pueden usar la búsqueda guardada. Pulse en el icono de añadir

para abrir la ventana de búsqueda Grupo. Para obtener más información sobre la búsqueda de grupos, consulte la sección Búsqueda de grupos.

Este paso solo aparece si el usuario tiene acceso de administrador dentro de un contexto o un grupo como mínimo.

Si se sobrescribe una búsqueda guardada existente, se quita la información de acceso al grupo de la búsqueda guardada existente.

Si se ha seleccionado Mostrar en la lista de búsquedas guardadas, la búsqueda aparecerá inmediatamente en Búsquedas guardadas dentro de la página Historial de búsquedas y búsquedas guardadas.

Si se ha compartido la búsqueda con un contexto o un grupo, la búsqueda no aparece inmediatamente en la página Historial de búsquedas y búsquedas guardadas. En su lugar, se añade a la ventana Gestionar búsquedas guardadas. Los usuarios deben elegir mostrar la búsqueda en la lista Compartidos conmigo.