ファイルエンティティは、文書全体である場合もあり、文書の一部 (章、セクション、段落など) である場合もあります。開始タグと終了タグの両方が含まれ、構造上完成していなければなりません。

ファイルエンティティで使用されるタグは、ファイルエンティティが文書に挿入されるコンテキストにあるに違いありません。たとえば、DocBook の文書型で chapter にある sect1 タグを追加することができますが、sect1 内の chapter を追加することはできません。

ファイルエンティティのためのソースファイルは、ローカルのハードドライブ、ネットワークファイルサーバー、文書管理システム、およびワールドワイドウェブに存在します。

Arbortext パス\custom\entities サブディレクトリにエンティティを格納できます。custom\entities サブディレクトリに格納したエンティティファイルは自動的に使用できるようになり、パスに手動で追加する必要がなくなります。custom\entities パスは、起動時にエンティティパスの前に自動的に付加されます。

ファイルエンティティは、デフォルトによりビューで展開されますが、「表示」 > 「ファイルエンティティ」メニューオプションを使用して折りたたむこともできます。

ファイルエンティティは、ビューでそれが展開するかどうかにかかわらず、文書構成内で常に展開されます。