L'utilizzo di documenti con un elaboratore di testi normale è diverso dall'uso di documenti strutturati con Arbortext Editor. Quando si crea un documento con un elaboratore di testi, è possibile indicare gli elementi del documento, ad esempio il titolo o i paragrafi, formattando il testo durante l'elaborazione.

Per trasformare ad esempio un testo in un titolo, è possibile modificarne le dimensioni e aggiungere uno spazio sopra e sotto tale testo. Per creare un nuovo paragrafo, è possibile inserire uno o più ritorni a capo e iniziare il testo in una nuova riga.

Per identificare questi stessi elementi di documento in Arbortext Editor, è possibile utilizzare il markup XML o SGML. Questo markup è rappresentato come icone tag (generalmente come coppie di tag) nella finestra Modifica di Arbortext Editor. È necessario immettere il testo tra una specifica coppia di tag. Ad esempio, il titolo di un capitolo deve essere immesso tra la coppia di tag titolo. Ogni paragrafo deve invece essere incluso in una coppia di tag paragrafo separata.

Questo tipo di marcatura degli elementi di un documento consente di mantenere separate le istruzioni sul formato e di riutilizzare con facilità il testo. È inoltre possibile utilizzare parte di un documento in un altro documento senza modificare il formato del testo estratto. Ad esempio, il titolo del testo estratto assume automaticamente l'aspetto dei titoli dell'altro documento. In pratica, se si inserisce parte del documento come capitolo, il tag titolo nel contenuto è simile al formato di un titolo di capitolo. Se invece si inserisce il testo in una sezione, il tag titolo è simile a un titolo di sezione. I paragrafi assumono inoltre lo stesso stile dell'altro documento, ad esempio giustificato o rientrato.

I documenti strutturati impongono regole su quando e dove inserire questi tag elemento. A ogni tipo di documento è associato uno specifico insieme di regole.

Ad esempio, un tipo di documento lettera dispone di un insieme di regole per renderlo simile a una lettera, mentre un tipo di documento libro presenta un altro insieme di regole che lo rende simile a un libro. Oltre alla diversa struttura organizzativa del documento, alcuni elementi di ciascun tipo di documento possono variare. Le lettere possono presentare tag elemento per la formula di apertura, la formula di chiusura e l'allegato, mentre un libro utilizza i tag capitolo, titolo e sezione. Entrambi i tipi di documenti, lettera e libro, possono invece disporre dei tag paragrafo.

Se si utilizza Arbortext Editor, non è necessario conoscere il formato XML o SGML per creare un nuovo documento utilizzando un tipo di documento. Arbortext Editor fornisce infatti tutti gli strumenti necessari per utilizzare le regole corrette per il tipo di documento mentre vengono inseriti gli elementi durante la creazione di un nuovo documento.