Arbortext Editor inserisce le immagini in un documento creando un riferimento a un file di grafica esterno anziché aggiungerle direttamente al file del documento. La definizione del tipo di documento (DTD) stabilisce se le immagini devono essere referenziate utilizzando entità o riferimenti file.

Il DTD definisce inoltre come viene visualizzata l'immagine nel documento. È possibile inserire riferimenti grafici come immagini in linea o in blocco. Le immagini in linea rimangono allineate con il testo che le circonda e non iniziano o concludono una nuova riga. Le immagini in blocco inseriscono un'interruzione di riga prima e dopo il punto in cui vengono posizionate.

L'utilizzo di entità grafiche aumenta la portabilità dei documenti. Se si fa riferimento a un'immagine in vari documenti e si cambia la posizione del file di immagine, è necessario modificare solo la posizione del file di catalogo, i riferimenti alle entità nel documento rimangono validi.

Le notazioni vengono utilizzate per associare un'applicazione grafica con un tipo di immagine specifico. Una notazione deve essere associata a un'entità grafica quando viene inserita in un documento. Le notazioni devono essere risolte come file eseguibile da un'applicazione grafica utilizzando un ID pubblico o di sistema.

Se il file di grafica include un bitmap di anteprima e per il documento è attivata la visualizzazione di immagini, dopo aver inserito un riferimento grafico viene visualizzata un'immagine nella finestra Modifica.