Vous ne pouvez modifier les entités de fichier et les inclusions XML que si vous les avez préalablement verrouillées. Grâce à ce verrouillage, vous serez la seule personne à pouvoir les modifier. Les entités et les inclusions sont précédées d'une petite icône jaune représentant un tiroir. Lorsque vous en verrouillez une, une petite clé apparaît au-dessus du tiroir, indiquant que vous êtes le seul à pouvoir utiliser l'entité ou l'inclusion. Les modifications apportées aux entités et aux inclusions sont enregistrées au moment où vous enregistrez le document principal. En outre, lorsque vous enregistrez le document principal, les entités et inclusions que vous avez verrouillées se déverrouillent et deviennent accessibles aux autres utilisateurs.

Si vous essayez de verrouiller une entité ou une inclusion déjà verrouillée par un autre utilisateur, une boîte de dialogue apparaît et vous donne la possibilité de l'ouvrir en mode lecture seule. Si vous décidez de l'ouvrir en mode lecture seule, vous ne pourrez pas tenter de la verrouiller de nouveau tant que vous n'aurez pas fermé et rouvert le document principal.

Si l'entité de fichier ou l'inclusion XML se trouve dans un système de gestion de contenu, vous devez utiliser votre protocole de récupération local pour la verrouiller. Pour toutes les autres entités de fichier et inclusions, utilisez l'option de menu Edition > Modifier toutes les entités et les inclusions pour verrouiller simultanément toutes les entités et inclusions de votre document.

Vous pouvez verrouiller implicitement des entités de fichier et des inclusions XML individuelles en saisissant du texte dans l'inclusion ou l'entité développée, ou en insérant, modifiant ou supprimant des balises. Dans le plan de document, cliquez sur l'icône de tiroir pour sélectionner une entité ou une inclusion. Double-cliquez sur le nom de l'entité ou de l'inclusion dans le plan de document pour ouvrir l'inclusion ou l'entité dans une fenêtre distincte.