通常のワードプロセッサ文書の使用は、Arbortext Editor で構造化文書を使用する場合とは異なります。ワードプロセッサで文書を作成する際には、文書の進行においてテキストをフォーマットすることにより、タイトルや段落などの文書の要素を示します。

たとえば、テキストのサイズの変更およびその上下にスペースを追加することで、タイトルのように見えるテキストを作成します。新しいラインでテキストを始めるので 1 つ以上のラインのリターンを挿入することで新しい段落を作成します。

Arbortext Editor では、XML または SGML マークアップを使用してエレメントにラベルを付けることにより、これらの同じ文書エレメントを識別できます。Arbortext Editor の編集ウィンドウでは、タグアイコン (通常はタグペアとして) がこのマークアップを表します。テキストを入力する場合、特定のタグのペア間に入力します。たとえば、title タグのペア間に章タイトルを入力します。「段落」タグの別々のペア間に、各段落を入力します。

このような方法で文書要素を作成する利点は、フォーマットの命令を分けて簡単にテキストを再使用できるところです。さらに抽出したテキストのフォーマットを変更せずに、別の文書である文書の一部を使用できます。たとえば、抽出したテキストからのタイトルは、別の文書でタイトルのように見えるように自動的に変更します。言いかえると、文書の一部を章として挿入したら、コンテンツにある 「title」タグは章のタイトルフォーマットのようになります。セクションに挿入されれば、「title」タグはセクションのタイトルのようになります。さらに別の文書でのスタイルならば、その段落は位置を調整し字下げをされます。

構造化文書は、いつ、そしてどこでこれらの要素タグが挿入されるのかに対する規則を与えます。各文書型は、それ自身の規則を持っています。

たとえば、文字の文書型は文字のように作成するための規則のセットを持ち、本の文書型は本に似ている異なるセットを持っています。異なる文書の組織構造のほかに、各々文書型用の複数の要素は異なります。本が「chapter」、「title」、および「section」タグを使用する一方、文字は「salutation」、「closing」、および「enclosure」用の要素タグを持っています。文字と本の両方はおそらく「paragraph」タグを持っています。

Arbortext Editor では、文書型を使用して新しい文書を作成するために XML または SGML に関する知識は必要ありません。Arbortext Editor には、文書型の規則に準拠した上で、エレメントを挿入して新しい文書を作成するためのツールが用意されています。