L'utilisation de documents de traitement de texte ordinaires diffère de l'utilisation de documents structurés avec Arbortext Editor. Lorsque vous créez un document avec un traitement de texte, vous indiquez les éléments de document, comme des titres ou des paragraphes, en formatant le texte au fur et à mesure que vous avancez dans le document.

Par exemple, pour donner la forme d'un titre à du texte, vous modifierez sa taille et ajouterez de l'espace avant et après. Vous pouvez créer un nouveau paragraphe en insérant un ou plusieurs retours à la ligne, ce qui fera commencer le texte sur une nouvelle ligne.

Dans Arbortext Editor, vous pouvez identifier ces mêmes éléments dans un document à l'aide de balises XML ou SGML pour leur attribuer des noms. Dans la fenêtre d'édition de Arbortext Editor, les icônes de balise (en général des paires de balises) représentent ces balises. Lorsque vous saisissez du texte, vous l'entrez à l'intérieur d'une paire de balises spécifique. Par exemple, vous saisirez le titre d'un chapitre entre une paire de balises de titre. Vous saisirez chaque paragraphe à l'intérieur d'une paire de balises de paragraphe distincte.

Lorsque vous marquez les éléments du document de cette façon, l'avantage est de pouvoir conserver séparément les instructions de format et réutiliser le texte facilement. Vous pouvez également utiliser une partie d'un document dans un autre document sans modifier le format du texte extrait. Par exemple, le titre du texte extrait sera modifié automatiquement pour prendre l'apparence des titres de l'autre document. Autrement dit, si une partie d'un document est insérée en tant que chapitre, sa balise de titre ressemblera alors à celle d'un format de titre de chapitre. Si la balise de titre est insérée dans une section, elle ressemblera à un titre de section. Les paragraphes seront également justifiés ou mis en retrait si ces styles ont été définis dans l'autre document.

L'emplacement et le moment où ces balises d'éléments peuvent être insérées sont imposés par les règles applicables aux documents structurés. Chaque type de document possède son propre ensemble de règles.

Par exemple, un type de document lettre possède un ensemble de règles qui le font ressembler à une lettre, et de la même façon, un type de document livre possède un ensemble de règles qui le font ressembler à un livre. En plus des différences de structure d'organisation de document, chacun possède des éléments spécifiques. Les lettres pourront comporter des balises d'éléments pour la formule de politesse, la signature et les pièces jointes, alors que les livres auront des balises de chapitre, de titre et de section. Les lettres comme les livres auront probablement des balises de paragraphe.

Avec Arbortext Editor, vous n'avez pas besoin de connaître XML ou SGML pour écrire un nouveau document qui utilise un type de document. Arbortext Editor fournit les outils qui, lors de l'insertion des éléments, garantissent que vous appliquez les règles du type de document pour créer votre nouveau document.