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Piani
Un piano definisce la gerarchia e l'ordine delle attività da completare nell'ambito di un progetto, di un programma o di un prodotto. La struttura del piano fornisce un sistema efficiente per la suddivisione di progetti complessi in componenti facili da gestire. Nel caso di progetti di dimensioni molto grandi, ad esempio, è possibile che il responsabile definisca la struttura del piano di livello superiore, affidando a più collaboratori il compito di specificare in dettaglio le attività di riepilogo.
I piani vengono eseguiti mediante l'aggiornamento dello stato di avanzamento rispetto alle attività del piano, in modo che il piano fornisca una panoramica in tempo reale dello stato del ciclo di vita del progetto.
L'autore del piano di progetto, di programma o di prodotto può scegliere uno dei metodi di esecuzione indicati di seguito.
Esecuzione manuale
La modalità di esecuzione manuale del progetto consente agli amministratori di creare nuove attività o risultati finali in qualsiasi momento e posizione nel piano. I proprietari delle attività o dei risultati finali possono inoltre modificare qualsiasi attributo delle attività (nome, descrizione, durata, data d'inizio, data di completamento e così via) in qualsiasi momento, nonché sovrascrivere gli attributi delle attività o dei risultati finali oppure annullare sovrascritture precedentemente effettuate.
L'approccio manuale è appropriato per i piani soggetti a continue modifiche e con relazioni di precedenza non vincolanti, in cui è possibile avviare le attività anche se quelle in corso non sono state completate.
Esecuzione automatica
Se il piano è in modalità di esecuzione automatica, le attività iniziano e finiscono in base ai relativi vincoli di programmazione e di avvio, richiedendo notifiche automatiche di task ai membri del team.
Se si è sicuri della programmazione del piano o si utilizza un piano eseguito correttamente in passato, l'esecuzione automatica consente un approccio maggiormente passivo alla gestione dei progetti fornendo al contempo maggiore controllo sulla programmazione del progetto.
Sono presenti vari motivi per i quali si desidera utilizzare un piano eseguito automaticamente.
• La programmazione del progetto non è flessibile o le attività devono essere eseguite in un ordine preciso.
Quando un piano è stato avviato ed è in fase di elaborazione, l'esecuzione automatica fornisce maggiore controllo sulle modifiche apportate alla programmazione del piano. Ad esempio, in un progetto eseguito manualmente, i proprietari dell'attività e i project manager possono riprogrammare o aggiungere il lavoro e la durata di un'attività la cui data di completamento stimata è già trascorsa. Tuttavia, se il progetto viene eseguito automaticamente, è possibile solo modificare gli attributi di programmazione per le attività che non sono state ancora avviate o che sono state sospese.
• È possibile limitare la data in cui il lavoro relativo a un'attività deve essere completato o se il lavoro del progetto è strettamente legato ai vincoli relativi alla data.
Le risorse e i proprietari dell'attività possono solo verificare il lavoro se un'attività è in corso. Pertanto i task non possono essere completati prima della programmazione dell'inizio di un'attività e le risorse non possono verificare il lavoro per un'attività la cui data di fine è trascorsa.
• È possibile limitare il numero dei task di programmazione in genere completati dai project manager.
Quando un'attività viene avviata, viene inviata una notifica automatica agli utenti a cui è assegnato il lavoro relativo all'attività. Poiché le attività vengono avviate automaticamente in base ai vincoli di programmazione, le risorse non devono basarsi sui project manager per avviare le attività o notificarle quando il lavoro relativo all'attività deve essere avviato.
L'esecuzione automatizzata del progetto è la più adatta per i piani basati su modelli di progetto o per i piani importati per i quali si prevede di apportare un numero ridotto o nullo di modifiche alla struttura. Questa modalità di esecuzione risulta particolarmente utile per i progetti eseguiti in rapida successione, nei quali devono essere sempre eseguiti gli stessi passi in base allo stesso ordine e con le stesse dipendenze. In questi tipi di piani vengono in genere modificate solo le risorse, le date d'avvio e la durata.
Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione automatica.
Di seguito sono riportati i fattori che influenzano le modalità di esecuzione automatica e manuale durante la programmazione delle attività.
• Lavoro e durata dell'attività - Quando si crea una nuova attività, tre attributi di base determinano le modalità di programmazione dell'attività: Durata, Lavoro e Unità di risorsa.
• Vincoli di attività - Il tipo di vincolo determina le date di inizio e fine stimate per un'attività.
• Relazioni con attività precedenti - Quando si crea un'attività, è possibile specificare altre attività da iniziare o completare prima dell'inizio della nuova attività.
• Tipi di task e task basati sulle risorse - Quando si modifica la durata, il lavoro o le risorse di un'attività esistente, il tipo di task determina le modalità in cui altre variabili di programmazione vengono ricalcolate.
• Verifica del lavoro - Le attività e i task delle risorse vengono completati man mano che gli utenti immettono la quantità di lavoro compiuto. Le date di inizio e di completamento, il lavoro effettivo e la durata vengono calcolati anche in base a quando si effettua la verifica del lavoro.
La modalità di esecuzione automatica fornisce inoltre azioni aggiuntive che consentono di avviare, sospendere e riprendere il piano o le singole attività. Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione automatica.