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Filtros de estructura de documentos
Es posible puede aplicar un filtro para limitar el número de documentos que aparecerán en el árbol de estructuras de documentos. Los filtros se administran mediante el conjunto de acciones Filtro:
Las estructuras de documentos se filtran mediante especificaciones de configuración. Una especificación de configuración representa objetos en un determinado momento en el tiempo. Mientras que filtros más complejos se pueden basar en criterios como las funciones o los valores de atributo, una especificación de configuración simplemente detecta una versión determinada de cada objeto. Para obtener más información, consulte Acerca de las especificaciones de la configuración.
Una estructura de documentos se puede filtrar mediante los siguientes tipos de especificaciones de configuración:
• Más reciente: permite visualizar la versión más reciente de cada documento. Este es el filtro por defecto aplicado a todas las estructuras de documentos.
Es posible editar los criterios para especificar un estado de ciclo de vida. Por ejemplo, si se desea ver solo la versión más reciente de los objetos que se encuentran en el estado Completado
• Instantánea: una instantánea es, esencialmente, una vista instantánea de una recopilación de objetos. Si los documentos de la estructura se han incluido en una instantánea específica, este filtro permite mostrar las versiones del documento que se han capturado en esa instantánea.
• Solicitud de promoción: una solicitud de promoción es una solicitud formal para cambiar el estado de uno o varios objetos. Al crear una solicitud de promoción, existe la opción de incluir una recopilación de objetos relacionados con el objeto promovido, lo que permite establecer una instantánea de la solicitud de promoción.
Si los documentos de la estructura se incluyen en la solicitud de promoción, este filtro permite mostrar la versión que se ha capturado en la instantánea de la solicitud de promoción.
Acción
Descripción
Abra una ventana nueva para editar el filtro actual o para crear un nuevo filtro.
Filtro actual
Pase el ratón sobre el icono de filtro actual para ver qué tipo de especificación de configuración se ha aplicado.
Pulse en Filtro actual para ver atributos de filtro adicionales:
• Especificación de configuración: permite indicar el tipo de filtro.
• Aplicar a objeto de nivel superior: si se selecciona, el filtro se aplica al documento más alto de la estructura.
Esta opción permite incluir o desestimar el documento de nivel superior (padre principal). Si se incluye el documento de nivel superior, su versión podría cambiar al aplicar el filtro. Todos los documentos dentro de la estructura se ven afectados.
• Aplicar más reciente a dependientes sin resolver: si se selecciona, se aplica el filtro Más reciente a cualquier documento que no coincida con los criterios del filtro padre.
Filtros guardados
Permite seleccionar un filtro guardado anteriormente para aplicarlo.
De lo contrario, seleccione una de las opciones siguientes:
• Guardar: si se ha editado la configuración de filtro actual, es posible guardar los cambios como un nuevo filtro.
En la ventana Guardar filtro, introduzca un nombre único para el filtro. Seleccione Compartir para que el filtro esté disponible para los miembros del equipo.
• Gestionar filtros: permite editar, quitar y controlar la disponibilidad de los filtros.
Para controlar la visibilidad de los filtros guardados, seleccione las opciones siguientes de la tabla Filtros:
◦ Seleccione Mostrar para ver el filtro seleccionado en el menú Filtros guardados.
◦ Seleccione Compartir para que el filtro esté disponible para los miembros del equipo.
En función del acceso, hay acciones adicionales disponibles en el menú de acciones contextual de los filtros guardados:
◦ Propiedades: permite abrir la ventana Filtro actual.
◦ Editar: permite abrir la ventana Editar filtro.
◦ Guardar como: permite crear una copia del filtro.
◦ Borrar: permite borrar el filtro. Si el filtro se ha compartido con miembros del equipo, al borrarlo se quitará de la lista Filtros guardados.