Creare o annullare un workflow di approvazione

Creare workflow di approvazione per instradare le procedure da esaminare prima di pubblicarle automaticamente.

È necessario tenere in considerazione alcuni aspetti quando si creano workflow di approvazione.

• Quando un utente viene assegnato come approvatore di una procedura, rimarrà approvatore delle versioni future. È possibile modificare l'elenco degli approvatori assegnati in qualsiasi momento.

• La modifica di un elenco di approvatori assegnati a una procedura non modifica gli approvatori di una release candidate in sospeso per tale procedura.

• Tutti i workflow di approvazione creati dall'utente vengono visualizzati nella pagina Task dell'utente.

• È possibile visualizzare lo stato e i dettagli di workflow di approvazione completati o rifiutati nella tabella VERSIONI E CRONOLOGIA.

1. Passare alla scheda DETTAGLI della procedura e fare clic su ASSEGNA APPROVATORI.

2. Immettere il nome dell'utente che si desidera aggiungere come approvatore. Gli approvatori assegnati devono essere un manager con accesso in modifica alla procedura o un amministratore.

Una volta individuato e selezionato l'utente è possibile selezionare anche il tipo di approvazione da assegnare. Se non è necessario un tipo di approvazione specifico, selezionare Approvazione.

3. Fare clic su AGGIUNGI MEMBRO. È possibile cercare e aggiungere fino a 20 approvatori al workflow di approvazione.

4. Dopo aver aggiunto tutti gli approvatori, fare clic su ASSEGNA.

5. I nuovi approvatori vengono visualizzati nella tabella del workflow di approvazione nella scheda DETTAGLI.

È possibile modificare l'elenco degli approvatori assegnati in qualsiasi momento facendo clic su ASSEGNA APPROVATORI.

6. È quindi possibile utilizzare le icone di spostamento (

) per riordinare l'elenco di approvatori, se necessario.

L'ultima persona nel workflow di approvazione viene indicata come l'utente che ha pubblicato la procedura.

7. Passare quindi alla scheda PUBBLICA e fare clic su INVIA PER APPROVAZIONE.

8. Viene visualizzata la finestra NUOVA RELEASE. Immettere una descrizione per la nuova release nel campo Descrizione e fare clic su INVIA.

9. Una volta avviato il workflow di approvazione, viene creata una nuova release candidate e la prima persona nel workflow vedrà un'icona di notifica nella scheda Task. Una volta aperta la pagina Task, viene visualizzato un nuovo task che consente di approvare o rifiutare una procedura.

Tutti gli approvatori devono approvare la procedura in ordine sequenziale prima che sia pubblicata automaticamente.

L'autore del workflow di approvazione o un amministratore può annullare il workflow in qualsiasi momento purché non sia già completato. Per annullare un'approvazione, utilizzare uno dei metodi seguenti:

Annullare da...	Descrizione
Scheda PUBBLICA di una procedura	Passare alla scheda PUBBLICA della procedura e fare clic su ANNULLA APPROVAZIONE.
Pagina Task	Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga di un task del workflow di approvazione e selezionare Annulla approvazione.

Se un'approvazione viene annullata, il numero di versione viene ridotto a una versione secondaria. Ad esempio, 3.1 anziché 4.0.

È possibile che sia necessario annullare un workflow di approvazione per diversi motivi.

• È possibile che l'autore debba apportare ulteriori modifiche.

• Uno o più approvatori assegnati non sono disponibili e bloccano l'instradamento.