使用文字實體來取代較長的文字字串，如使用名為 XML 的文字實體來取代 eXtensible Markup Language。您可以使用工具列下拉清單插入文字實體，速度要比您鍵入文字快。

您可以為時常變更的文字 (如手冊的修訂版本編號) 建立文字實體。當修訂版本編號變更時，您僅需要修改文字實體，就會在文件中出現文字實體標示圖示的每個位置自動進行變更。

文字實體除了可以包含文字和其他標示外，還可以包含其他文字實體。例如，如果您的公司名稱包含子公司，則可以建立 "company" 實體，並在其中加入 "subdivision" 實體。藉由此方法，如果子公司變更或被出售，您就可以修改 "subdivision" 實體或從 "company" 實體中將其移去。

文字實體可長達 8000 個字元。

插入文字實體之後，它會顯示為代表文字實體的單一標示圖示。您可以選擇檢視 > 文字實體來檢視文件內文字實體的內容。

如果您需要使用大量文字或使用整個文件的實體，請建立檔案圖元。