Una entidad de fichero puede ser un documento completo o una parte, como un capítulo, una sección o un párrafo. Debe ser estructuralmente completo, e incluir etiquetas de inicio y de fin.

Las etiquetas que se utilizan en una entidad de fichero deben estar en contexto en el lugar del documento donde se inserta la entidad. Por ejemplo, se puede añadir una etiqueta sect1 en un chapter del tipo de documento DocBook, pero no se puede añadir una etiqueta chapter dentro de un sect1.

El fichero de origen de la entidad de fichero puede estar guardado en una unidad de disco local, en un servidor de ficheros de red, en un sistema de gestión de documentos o en World Wide Web.

Es posible utilizar el subdirectorio ruta-Arbortext\custom\entities para almacenar entidades. Al guardar los ficheros de entidades en el subdirectorio custom\entities, estarán disponibles automáticamente, lo que evita procedimientos manuales para añadirlos a la ruta. La ruta custom\entities se añade automáticamente delante de la ruta de entidades en el inicio.

Por defecto, las entidades de fichero se muestran expandidas, pero se puede usar la opción de menú Ver > Entidades de fichero para contraerlas.

Las entidades de fichero están siempre expandidas en el árbol del documento, con independencia de si están expandidas o no en la vista.