Es necesario bloquear siempre las entidades de fichero y las inclusiones XML para poder editarlas. De esta manera, se garantiza que una sola persona pueda modificarlas. Delante de las entidades de fichero y de las inclusiones aparece un pequeño archivador amarillo. Cuando se bloquea una, encima del archivador aparece una llave pequeña, mostrando que la entidad o inclusión está bloqueada para su uso. Los cambios realizados en las entidades e inclusiones se guardan al guardar el documento principal. Asimismo, al guardar el documento principal, las entidades e inclusiones bloqueadas se desbloquean, quedando a disposición de los otros usuarios.

Si se intenta bloquear una entidad o inclusión que ha sido bloqueada por otro usuario, aparecerá un cuadro de diálogo que le dará la opción de abrirla en modo de sólo lectura. Si se hace, no se podrá volver a bloquear hasta que se cierre y se vuelva a abrir el documento principal.

Si una entidad de fichero o una inclusión XML reside en un sistema de gestión de contenido, deberá utilizarse el protocolo de extracción local para bloquearla. Para las demás entidades de fichero e inclusiones se puede utilizar Editar > Editar todas las entidades e inclusiones, que bloquea simultáneamente todas las entidades de fichero e inclusiones del documento.

Para bloquear entidades de fichero e inclusiones XML individuales de forma implícita, escriba texto en la inclusión o entidad expandida, o bien inserte, modifique o borre marcadores. En el mapa del documento, pulse en el icono de archivador de fichero para seleccionar una entidad o inclusión. Si se pulsa dos veces en la entidad o el nombre de inclusión del mapa del documento, se abrirá la inclusión o entidad en una ventana distinta.