Utilizzo della funzione di controllo avanzamento training
Per controllare l'avanzamento dei task di training, è necessario che sia installato il modulo di controllo del documento (Pre-Configured Best Practice with Training Tracking).
Ruoli, gruppi e organizzazioni possono essere associati a documenti che contengono procedure e regole aziendali o istruzioni di lavorazione. I responsabili del training possono impostare monitor per i task in ritardo o incompleti, nonché monitorare costantemente lo stato del training della propria organizzazione in base alla procedura e configurare i report secondo le esigenze della propria azienda.
I task di training possono essere assegnati a qualsiasi tipo di documento installato in Windchill.
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Se un documento viene eliminato, vengono eliminati anche i record di training a esso associati. Gli amministratori devono assegnare i permessi dei documenti di conseguenza.
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Assegnazione di attributi
È possibile assegnare attributi ai documenti per consentire la gestione automatica dei task.
• Intervallo di training - Numero di giorni di validità del training. Se questo campo è impostato su 365 giorni, una volta terminato, il training rimane valido per un anno. Il Nome interno di questo attributo deve essere trainingInterval e il Tipo di dati deve essere Numero intero.
• Lead time dell'intervallo di training - Numero di giorni prima che il training scada e venga riavviato per il documento in questione. Se questo campo è impostato su 20 giorni, l'utente riceve un task di training per il documento 20 giorni prima della scadenza del record di training. Il Nome interno di questo attributo deve essere trainingIntervalLeadTime e il Tipo di dati deve essere Numero intero.
• Training al momento del rilascio - Questo campo stabilisce se vengono creati nuovi record di training quando viene rilasciato un documento con record di training. Se questo campo è impostato su Sì e un documento con record di training viene revisionato, la revisione originale di tutti i record di training correlati viene annullata al momento del rilascio della revisione. Viene creato un nuovo record di training in modo che gli utenti possano ricevere un training sulla nuova revisione. Il Nome interno di questo attributo deve essere trainingOnRelease e il Tipo di dati deve essere Booleano.
Assegnazione di record di training dall'utilità Amministrazione partecipanti
Per assegnare un record di training a un gruppo o a gruppi multilivello (gruppi all'interno di un gruppo), attenersi alla procedura descritta di seguito.
1. Nell'utilità Amministrazione partecipanti selezionare un gruppo.
2. Selezionare > .
3. Nella finestra Seleziona documento selezionare uno o più documenti.
4. Fare clic su OK. Il documento viene visualizzato nella pagina delle informazioni relativa agli assegnatari.
Visualizzazione della pagina delle informazioni per un utente, un gruppo o un'organizzazione
Per visualizzare la tabella Record di training nella pagina delle informazioni per un utente, un gruppo o un'organizzazione, attenersi alla procedura descritta di seguito.
1. Creare una nuova scheda.
2. Selezionare > . I record di training assegnati vengono visualizzati nella tabella Record di training.
Aggiunta di record di training dalla pagina delle informazioni per un gruppo
Per aggiungere record di training alla tabella Record di training nella pagina delle informazioni per un gruppo, attenersi alla procedura descritta di seguito.
1. Fare clic sull'icona Aggiungi record di training
.
2. Nella finestra Seleziona documento selezionare uno o più documenti.
3. Fare clic su OK. Il record di training viene visualizzato nella tabella Record di training per il gruppo.
Modifica dei record di training
Per modificare manualmente un record di training, attenersi alla procedura riportata di seguito.
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento e scegliere Modifica record di training.
2. Nella finestra Dettagli record di training, aggiornare i campi necessari e fare clic su OK.
Stati del ciclo di vita dei documenti
Per default, gli stati del ciclo di vita di training dei documenti vengono aggiornati una volta al giorno. Di seguito sono riportati gli stati disponibili.
• In sospeso - Tutti i record di training vengono creati con lo stato del ciclo di vita in sospeso.
• Obbligatorio - Il record di training passa a questo stato del ciclo di vita quando è obbligatorio per un gruppo o i relativi gruppi annidati.
◦ Per i gruppi, il task passa immediatamente da uno stato del ciclo di vita in sospeso a uno stato del ciclo di vita obbligatorio e il workflow viene terminato. Viene creato un nuovo task per gli utenti di un gruppo e dei relativi gruppi annidati.
◦ Se l'attributo Intervallo di training è impostato, quando l'utente completa il training viene configurata una data di scadenza per il record di training.
• Completato - L'utente ha completato il training sul documento.
• Scaduto - Il training sul documento è scaduto.
• Annullato - Il requisito di training è stato annullato.
◦ Quando viene rilasciata una nuova revisione di un documento, il task di training per la versione precedente viene annullato e viene creato un task per la nuova versione.
◦ Un record di training viene annullato quando un membro non è più associato al gruppo.
◦ Se un record di training di gruppo viene annullato, vengono annullati anche i record di training utente in sospeso o in stato obbligatorio.
| È possibile aggiornare manualmente un requisito mediante la funzione Imposta stato del ciclo di vita. Questi stati del ciclo di vita sono diversi dallo stato del ciclo di vita del documento (In fase di elaborazione, Rilasciato e così via). |
Coda della funzione di controllo avanzamento training
La coda della funzione di controllo avanzamento training esegue un processo programmato per aggiornare i record di training. Il processo include le operazioni indicate di seguito.
• Vengono creati record di training per gli utenti che sono membri di gruppi o organizzazioni con record di training, ma che non dispongono già di un record di training.
• Vengono aggiornati i record di training scaduti. Una nuova iterazione di record di training per i record scaduti viene creata per un utente attualmente membro di un gruppo con un record di training nello stato del ciclo di vita Obbligatorio per il documento referenziato.
• Vengono creati nuovi record di training per le nuove revisioni dei documenti che si trovano nello stato del ciclo di vita Rilasciato. Ciò si verifica quando esiste un record di training per la revisione precedente e il flag Training al rilascio è impostato su Sì. Quando un documento di record di training viene revisionato, viene creata una nuova iterazione del record di training solo se un utente è ancora membro di un gruppo con un record di training Obbligatorio corrente per il documento e il flag Training al rilascio è impostato su true.
• Quando l'opzione Lead time dell'intervallo di training è impostata ed è soddisfatta la condizione per ripetere il training, vengono iterati i record di training e vengono creati nuovi task di training.
Per default, la coda della funzione di controllo avanzamento training programma l'esecuzione del processo una volta al giorno alle ore 1.30 (ora del server). È possibile modificare tale ora modificando la proprietà qualitymanagment.qms.trainingtracking.trainingrecord.queueStartTime nel file QMS.TrainingTrackingStates.properties.xconf. Il formato della proprietà è documentato nel file xconf.
