Schulungsüberwachungsfunktion verwenden
Um Schulungsaufgaben zu verfolgen, muss das Dokumentenkontrollmodul (vorkonfigurierte optimale Vorgehensweise mit Schulungsüberwachung) installiert sein.
Rollen, Gruppen und Organisationen können zu Dokumenten zugeordnet werden, die Unternehmensrichtlinien und -verfahren oder Arbeitsanweisungen enthalten. Kursleiter können Kontrollen für verspätete oder unvollständige Schulungsaufgaben festlegen. Sie können den Schulungsstatus ihrer Organisation stetig nach Verfahren überwachen und Berichte so konfigurieren, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Schulungsaufgaben können zu jedem beliebigen Dokumententyp zugewiesen werden, der in Windchill installiert ist.
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Falls Dokumente gelöscht werden, werden auch die zugeordneten Schulungsbelege gelöscht. Administratoren müssen Dokumentenberechtigungen entsprechend zuweisen.
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Attribute zuweisen
Sie können Dokumenten Attribute zuweisen, um Aufgaben automatisch zu verwalten.
• Schulungsintervall: Anzahl der Tage, für die die Schulung gültig ist. Wenn dieses Feld auf 365 Tage eingestellt ist, ist die Schulung für einen Benutzer ein Jahr gültig, nachdem dieser die Schulung abgeschlossen hat. Der interne Name für dieses Attribut muss trainingInterval sein und der Datentyp für das Attribut muss eine Ganzzahl sein.
• Negativer Zeitabstand für Schulungsintervall: Anzahl der Tage, bevor die Schulung abläuft und für dieses Dokument neu gestartet wird. Wenn dieses Feld auf 20 Tage eingestellt ist, erhält der Benutzer 20 Tage vor Ablauf des Schulungsbelegs eine Schulungsaufgabe für dieses Dokument. Der interne Name für dieses Attribut muss trainingIntervalLeadTime sein und der Datentyp für das Attribut muss eine Ganzzahl sein.
• Schulungen für Version: Dieses Feld bestimmt, ob neue Schulungsbelege erstellt werden, wenn ein Dokument mit Schulungsbelegen freigegeben wird. Wenn dieses Feld auf Ja festgelegt wird und ein Dokument mit Schulungsbelegen überarbeitet wird, werden alle zugehörigen Schulungsbelege für die ursprüngliche Revision gelöscht, wenn die Revision freigegeben wird. Neue Schulungsbelege werden erstellt, damit Benutzer für die neue Revision geschult werden können. Der interne Name für dieses Attribut muss trainingOnRelease sein und der Datentyp für das Attribut muss Boolesch sein.
Zuweisen von Schulungsbelegen mir dem Dienstprogramm "Teilnehmerverwaltung"
Um einen Schulungsbeleg zu einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Dienstprogramm Teilnehmerverwaltung einen Benutzer, mehrere Benutzer, Gruppen oder Organisationen aus.
2. Wählen Sie > aus.
3. Im Fenster Dokument auswählen können Sie ein oder mehrere Dokumente auswählen.
4. Klicken Sie auf OK. Das Dokument wird auf der Informationsseite für die Beauftragten angezeigt.
Anzeigen der Informationsseite für einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Organisation
Gehen Sie wie folgt vor, um die Tabelle Schulungsnachweise auf der Informationsseite für einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Organisation anzuzeigen:
1. Erstellen Sie eine neue Registerkarte.
2. Wählen Sie > aus. Zugewiesene Schulungsbelege werden in der Tabelle Schulungsnachweise angezeigt.
Hinzufügen von Schulungsbelegen über die Informationsseite für einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Organisation
Gehen Sie wie folgt vor, um Schulungsbelege zur Tabelle Schulungsnachweise auf der Informationsseite für einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Organisation hinzuzufügen:
1. Klicken Sie auf das Symbol zum Hinzufügen von Schulungsbelegen
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2. Im Fenster Dokument auswählen können Sie ein oder mehrere Dokumente auswählen.
3. Klicken Sie auf OK. Der Schulungsbeleg wird in der Tabelle Schulungsnachweise für den Benutzer, die Gruppe oder die Organisation angezeigt.
Schulungsbelege bearbeiten
Um Schulungsbelege manuell zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, und wählen Sie Schulungsnachweis bearbeiten aus.
2. Aktualisieren Sie im Fenster Schulungsnachweis-Details die erforderlichen Felder, und klicken Sie auf OK.
Status von Dokumenten
Dokumente haben die folgenden Schulungsstatus, die standardmäßig einmal täglich aktualisiert werden:
• Ausstehend: Alle Schulungsbelege werden im Status "Ausstehend" erstellt.
• Erforderlich: Wenn Schulungen für einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Organisation erforderlich sind, springt der Schulungsbeleg auf diesen Status.
◦ Bei Gruppen und Organisationen ändert sich die Aufgabe sofort vom Status "Ausstehend" in den Status "Erforderlich", und der Workflow wird beendet. Eine neue Aufgabe wird für einzelne Benutzer in der Gruppe oder der Organisation erstellt.
◦ Wenn das Attribut Schulungsintervall festgelegt wird, wird ein Ablaufdatum für den Schulungsbeleg festgelegt, wenn der Benutzer die Schulung abschließt.
• Abgeschlossen: Der Benutzer hat die Schulung für das Dokument abgeschlossen.
• Abgelaufen: Die Schulung für das Dokument ist abgelaufen.
• Abgebrochen: Die Schulungsanforderung wurde abgebrochen. Wenn eine neue Revision eines Dokuments freigegeben wird, wird die Schulungsaufgabe für die alte Version abgebrochen. Es wird eine Aufgabe für die neue Version erstellt.
| Eine Anforderung kann mithilfe der Funktion Lebenszyklusstatus festlegen manuell aktualisiert werden. Diese Status unterscheiden sich vom Dokumentstatus (Wird bearbeitet, Freigegeben usw.). |
Schulungsüberwachungs-Warteschlange
Die Schulungsüberwachungs-Warteschlange führt einen geplanten Prozess aus, um Schulungsbelegaktualisierungen durchzuführen. Der Prozess umfasst Folgendes:
• Schulungsbelege werden für Benutzer erstellt, die Mitglieder einer Gruppe oder Organisation mit Schulungsbelegen sind, aber selbst keinen Schulungsbeleg haben.
• Abgelaufene Schulungsbelege werden aktualisiert.
• Neue Schulungsbelege werden für neue Revisionen von Dokumenten erstellt, die den Status Freigegeben haben. Dies kommt vor, wenn ein Schulungsbeleg für die alte Revision vorhanden ist und das Kennzeichen Schulungen für Version auf Ja eingestellt ist.
• Schulungsbelege werden iteriert und neue Schulungsaufgaben erstellt, wenn der negative Zeitabstand für Schulungsintervall festgelegt ist und die erforderliche Bedingung zum Initiieren einer Umschulung erfüllt wird.
Standardmäßig plant die Schulungsüberwachungs-Warteschlange, dass der Prozess einmal täglich um 01:30 Serverzeit ausgeführt wird. Diese Zeit kann geändert werden, indem die Eigenschaft qualitymanagment.qms.trainingtracking.trainingrecord.queueStartTime in der Datei QMS.TrainingTrackingStates.properties.xconf geändert wird. Das Format der Eigenschaft wird in der Datei xconf dokumentiert.
