「プリファレンス管理」ユーティリティの上部にある「コンテキスト」フィールドには、「プリファレンス管理」ユーティリティを開いたユーザーまたはコンテキストが表示され、そのユーザーまたはコンテキストのプリファレンスのみが表示されます。特定のアプリケーションコンテキストから「プリファレンス管理」ユーティリティが起動されると、そのコンテキストの使用可能なプリファレンスの完全なリストが表示されます。サイト管理者と組織管理者は、「コンテキスト」フィールドの横にある「検索」アイコン をクリックして、使用可能なほかのコンテキストを検索することにより、コンテキストを切り替えることができます。

プリファレンスは、影響を及ぼす機能のタイプに応じて「表示」や「サーチ」などのカテゴリおよびサブカテゴリ別にグループ化されています。カテゴリ名の横にある「展開」アイコン と「折りたたみ」アイコン を使用すると、各カテゴリのプリファレンスを表示したり非表示にしたりできます。「プリファレンス管理」ユーティリティの上部近くにある展開矢印をクリックして、各カテゴリ内のすべてのプリファレンスを表示できます。折りたたみ矢印をクリックすると、テーブル内のすべてのプリファレンスが非表示になり、最上位レベルのカテゴリのみが表示されます。

カテゴリ内のプリファレンスにはそれぞれ名前が付けられており、そのプリファレンスの簡単な説明が表示されます。また、そのプリファレンスの現在の値も表示されます。プリファレンスの横にある「ロック済み」アイコン は、ロックされているレベルより下でプリファレンス値を変更できないことを表します。