Il campo Contesto nella parte superiore dell'utilità Gestione preferenze identifica l'utente o il contesto da cui è stata aperta l'utilità Gestione preferenze. Vengono visualizzate solo le preferenze relative a tale utente o contesto. Se si avvia l'utilità Gestione preferenze da un particolare contesto di applicazione, viene visualizzato l'elenco completo di preferenze disponibili per il contesto visualizzato. Gli amministratori di organizzazioni e siti possono passare da un contesto all'altro facendo clic sull'icona di ricerca accanto al campo Contesto e cercare altri contesti disponibili.

Le preferenze sono raggruppate per categoria e sottocategoria in base al tipo di funzionalità su cui influiscono, quali Visualizza o Cerca. Le icone Espandi e Comprimi accanto ai nomi delle categorie possono essere utilizzate per visualizzare e nascondere la preferenza in ciascuna categoria. Per visualizzare tutte le preferenze all'interno di ciascuna categoria, fare clic sulla freccia di espansione vicino alla parte superiore dell'utilità Gestione preferenze. Se si fa clic sulla freccia di compressione tutte le preferenze incluse nella tabella vengono nascoste e risultano visibili solo le categorie di primo livello.

All'interno di una categoria, sono indicati il nome e una breve descrizione di ogni singola preferenza. È inoltre visualizzato il valore corrente della preferenza. Se accanto alla preferenza compare un'icona con il lucchetto , il valore della preferenza non può essere modificato al livello inferiore rispetto a quello in cui è stato bloccato.