Bei einer Datei-Entity kann es sich um ein vollständiges Dokument oder einen Ausschnitt daraus (z.B. Kapitel, Abschnitt oder Absatz) handeln. Der Text für die Entity muss strukturell vollständig sein, d.h. Start- und End-Tags enthalten.

Die in einer Datei-Entity verwendeten Tags müssen sich an der Stelle, an der die Entity in ein Dokument eingefügt wird, im Kontext befinden. Sie können beispielsweise ein sect1-Tag in einem chapter-Kontext im Dokumenttyp "DocBook" hinzufügen, nicht jedoch ein chapter-Tag in einem sect1-Kontext.

Die Quelldatei für die Datei-Entity kann sich auf der lokalen Festplatte, auf einem Netzlaufwerk, in einem Dokumentverwaltungssystem oder im World Wide Web befinden.

Im Unterverzeichnis Arbortext Pfad\custom\entities können Sie Entities speichern. Wenn Sie Ihre Entity-Dateien im Unterverzeichnis custom\entities ablegen, stehen sie automatisch zur Verfügung, und Sie können auf das manuelle Hinzufügen zum Pfad verzichten. Der Pfad custom\entities wird dem Entities-Pfad beim Start automatisch vorangestellt.

Datei-Entities werden standardmäßig in detaillierter Ansicht angezeigt. Sie können die Details jedoch mit der Option Ansicht > Datei-Entities ausblenden.

Datei-Entities werden in der Strukturansicht immer detailliert angezeigt, unabhängig davon, ob in der Ansicht die detaillierte Ansicht aktiviert ist.