使用一般文書處理器文件與搭配使用結構化文件和 Arbortext Editor 有所不同。當您使用文書處理器建立文件時，會在建立文件時格式化文字，來指示文件元素 (例如標題或段落)。

例如，您可以變更文字大小並在上方和下方加入空格，讓文字看起來像標題一樣。您可以插入一或多個換行字元 (在新行開始輸入文字)，來建立新的段落。

在 Arbortext Editor 中，您可以使用 XML 或 SGML 標示，為元素加上標籤，來識別這些相同的文件元素。在 Arbortext Editor「編輯」視窗中，標籤圖示 (通常是標籤配對) 會代表此標示。輸入文字時，請在特定標籤配對之間鍵入。例如，您在 標題 標籤配對之間輸入章節標題。您在個別的 paragraph 標籤配對之間輸入每個段落。

使用此方法製作文件元素的優點在於，您可以分開格式指示，而且可以輕鬆地重新使用文字。您也可以在另一個文件中使用一部份的文件，而無需變更擷取文字的格式。例如，擷取文字中的標題會自動變更為類似其他文件中標題的外觀。換句話說，如果將文件的部份插入為章節，內容中的 標題 標籤會類似於章節標題格式。如果將 標題 標籤插入節中，則該標籤會類似於節標題。如果這是其他文件中的樣式，段落也會變成對齊或縮排。

結構化文件會加入插入這些元件標籤之時間和地點的規則。每個文件類別都有自己的規則集。

例如，信件文件類型會有自己的規則集，讓文件能呈現出信件的外觀；書文件格式則有不同的規則集，來呈現書的樣式。除了不同的文件組織結構之外，每個類型具有的元素也有所不同。信件可能會有 問候語、結語 和 隨函附件 等元素標籤，而書則是使用 章、標題 和 部份 標籤。信件和書可能都會有 paragraph 標籤。

使用 Arbortext Editor，您不需要瞭解 XML 或 SGML，即可使用文件類型撰寫新文件。當您插入元素以建立新文件時，Arbortext Editor 會提供工具以確定您遵循文件類型的規則。