使用文本实体可替换长串的文本，如可扩展标注语言中名为 XML 的文本实体。可以从工具栏下拉列表中插入文本实体，这种方法比输入文本更快捷。

可为经常更改的文本创建文本实体，例如手册的修订编号。修订编号更改时，只需修改文本实体；文档中出现文本实体标注图标的每个位置都将自动进行更改。

文本实体可包括其他文本实体及文本和其他标注。例如，如果公司名称包括子公司，则可创建一个 "company" 实体并在其中包括一个 "subdivision" 实体。这样，如果子公司发生更改或被出售，则可修改 "subdivision" 实体或将其从 "company" 实体中删除。

文本实体最多可长达 8000 个字符。

插入文本实体后，它将显示为代表文本实体的单个标注图标。通过选取视图 > 文本实体，可查看文档中文本实体的内容。

如果希望实体使用大量文本或使用整个文档，可创建一个文件实体。