处理普通文字处理器的文档与使用 Arbortext Editor 处理结构文档不同。使用文字处理器创建文档时，通过在处理整个文档的过程中格式化文本，来指示文档元素，如标题或段落。

例如，通过更改文本大小并在其上下添加空格，可使文本类似标题。可通过插入一个或多个回车的方法创建一个新段落，在新行处开始文本。

在 Arbortext Editor 中，通过使用 XML 或 SGML 标注标出元素，来标识这些相同的文档元素。在 Arbortext Editor 的“编辑”窗口中，标记图标（通常为标记对）代表此标注。输入文本时，可在特定标记对之间进行输入。例如，可在 title 标记对之间输入章标题。在单独的 paragraph 标记对之间输入每个段落。

使用此方法标记文档元素的优势在于，可以保持格式指令独立并易于重新使用文本。还可以在一个文档中使用另一文档的某一部分，而不更改提取文本的格式。例如，提取文本中的标题会自动更改为另一文档中的标题的外观。换句话说，如果文档的某一部分作为章被插入，则内容中的 title 标记将与章标题的格式类似。如果被插入至某节，则 title 标记与节标题类似。如果在其他文档中的样式有对齐或缩进，则段落也将相应对齐或缩进。

无论在何时何处，只要可插入这些元素标记，结构文档就会实施规则。每个文档类型均具有自己的一套规则。

例如，信件文档类型具有一套规则使其外观类似于信件，书文档类型则具有不同的规则设置，可使其外观类似一本书。除不同的文档组织结构外，各个类型的某些元素也不相同。信件可能具有 salutation、closing 和 enclosure 元素标记，然而书使用 chapter、title 和 section 标记。信件和书都可能具有 paragraph 标记。

在 Arbortext Editor 中使用文档类型编写新文档时，无需了解 XML 或 SGML。Arbortext Editor 提供了一些工具，可确保在插入元素创建新文档时，会遵循文档类型的规则。