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Delegare incarichi
È possibile utilizzare il calendario per delegare gli incarichi a un altro utente nei giorni in cui non si è disponibili per svolgere le normali mansioni. Questo tipo di operazione può essere eseguito per giorni specifici o per un periodo indefinito.
Quando un utente designa un altro utente come delegato, quest'ultimo riceve una notifica e-mail che include le informazioni seguenti:
• nome della persona che ha designato il delegato
• periodo di delega
• data di impostazione della delega
• nome della persona che ha impostato la delega
Considerazioni sulla delega di incarichi
• Prima di delegare un incarico, controllare il calendario dell'utente a cui si desidera delegarlo.
Se si verifica la situazione descritta in precedenza, anche gli incarichi personali vengono delegati a tale utente. In caso di delega circolare, viene visualizzato un errore ed è possibile selezionare un altro utente. Se ad esempio Mario Rossi delega gli incarichi personali ad Anna Bianchi ma questa ha già delegato le attività di tale giorno a Mario Rossi, quest'ultimo deve selezionare un altro utente.
• Il menu Delega non viene attivato finché non si seleziona una data nel calendario. Se si seleziona una data nel calendario e le azioni Delega restano disattivate, significa che gli amministratori del sito non hanno abilitato questa funzionalità.
• Gli orari di inizio e di fine per un task delegato riflettono i fusi orari preferiti dall'utente anziché il fuso orario impostato dal sistema.
• Nel caso di delega per più giorni consecutivi, è necessario delegare per prima la data meno recente. Se, ad esempio, sono stati delegati gli incarichi di martedì 15 luglio e successivamente si decide di delegare le attività di lunedì 14 luglio, è necessario rimuovere la delega originale e impostare una nuova delega iniziando dalla prima data consecutiva possibile.
1. Evidenziare i giorni per i quali si desidera delegare l'incarico a un altro utente. Selezionare una delle opzioni elencate di seguito.
Delega > Delega giorni selezionati
Delegare l'incarico per un determinato numero limitato di giorni.
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Per selezionare più giorni contemporaneamente, attenersi alla procedura descritta di seguito.
• Selezionare e trascinare le date all'interno del calendario
• CTRL+MAIUSC per selezionare un blocco contiguo di giorni
• CTRL per selezionare più singoli giorni
Delega > Delega indefinitamente
Delegare un incarico indefinitamente. La delega inizia con la data selezionata e viene applicata a ogni giorno da quel momento.
Questa opzione è utile quando si rimane assenti per un periodo di tempo esteso e non si è certi della data di rientro.
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Se si delegano incarichi per vari mesi consecutivi contemporaneamente, considerare di utilizzare l'opzione Delega indefinitamente seguita dall'azione Reimposta.
Si supponga, ad esempio, di rimanere assenti dall'1 gennaio al 20 luglio e che si desideri delegare gli incarichi per l'intero periodo di assenza. È possibile attenersi alla procedura descritta di seguito.
a. Evidenziare l'1 gennaio e selezionare Delega > Delega indefinitamente. Tutte le date a partire dall'1 gennaio vengono così delegate all'utente selezionato.
b. Scorrere il calendario ed evidenziare il 21 luglio (il giorno del proprio rientro).
c. Con il 21 luglio selezionato, fare clic su Reimposta.
d. Viene visualizzata la finestra Reimposta. Selezionare le opzioni Deleghe e Tutti i giorni. Viene visualizzato il seguente messaggio di conferma.
e. Quando si fa clic su Sì, tutte le deleghe a partire dal 21 luglio vengono rimosse. Le deleghe dall'1 gennaio al 20 luglio invece rimangono invariate.
2. Viene visualizzata la finestra Trova utente. Per ulteriori informazioni sulla ricerca di utenti, vedere Ricerca di utenti.
Il nome del delegato viene visualizzato sul calendario personale per le date selezionate e al delegato stesso viene automaticamente inviata la notifica e-mail.
Per rimuovere una delega, utilizzare l'azione Reimposta. Per ulteriori informazioni, vedere Reimpostare le modifiche del calendario.
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Non è possibile rimuovere le deleghe svolte in passato.