Una instantánea gestionada es básicamente una instantánea de un objeto en un momento determinado. Se puede crear una instantánea en el contexto de un producto o una biblioteca.

Tras crear una instantánea, se pueden añadir y quitar objetos y documentos que reflejen la estructura de producto. También se registra la información de negocio relacionada con los objetos y los documentos.

Las instantáneas pueden contener un número indefinido de objetos y documentos, los cuales pueden aparecer en un número indefinido de instantáneas. Sin embargo, una instantánea sólo puede contener una versión o iteración de un objeto o documento.

Por regla general, las instantáneas se utilizan en los objetos archivados. Si hay una iteración anterior en la instantánea, el sistema solicita que se reemplace la iteración actual (asignada) por la copia de trabajo, si el objeto se añade individualmente. Por ejemplo, si se añaden varios artículos (con la opción de relleno), se entiende que se desea reemplazar todos los artículos, por lo que no se solicitará el reemplazo de cada artículo en particular.