Suche speichern
Sie können Suchen speichern, um sie später als Referenz zu verwenden. Wenn Sie Administratorrechte haben, können Sie eine Suche auch speichern, um sie mit Mitgliedern einer Gruppe, eines Kontexts, einer Organisation oder eines Standorts gemeinsam zu nutzen.
Einfache gespeicherte Suche
Um eine einfache gespeicherte Suche zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
1. Klicken Sie auf der Seite Erweiterte Suche oder Suchergebnisse auf Diese Suche speichern.
2. Geben Sie im Fenster Diese Suche speichern einen eindeutigen Namen ein, um die Suche zu identifizieren.
◦ Der Name der gespeicherten Suche muss eindeutig sein. Wenn der Name, den Sie eingeben, dem Namen einer vorhandenen gespeicherten Suche entspricht, werden Sie aufgefordert, die alte gespeicherte Suche zu überschreiben oder den Vorgang abzubrechen.
◦ Beim Namen der gespeicherten Suche wird die Groß-/Kleinschreibung beachtet.
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Suche der Liste Gespeicherte Suchen hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Erweiterte Optionen, um die Suche mit anderen gemeinsam zu nutzen oder zusätzliche Suchkriterien anzugeben.
Gespeicherte Suche – erweiterte Optionen
Wenn Sie beim Speichern einer Suche Erweiterte Optionen auswählen, wird ein Fenster mit den folgenden Schritten geöffnet:
1. Geben Sie unter dem Schritt Details definieren einen eindeutigen Namen für die Suche an, und wählen Sie aus den folgenden Optionen aus:
◦ In Liste für gespeicherte Suchen anzeigen: Zeigt die Suche in der Liste Gespeicherte Suchen an. Diese Liste wird auf der Seite Suchverlauf und gespeicherte Suchen angezeigt, die unter der Registerkarte Suchen im Navigatorverfügbar ist. Sie können die Sichtbarkeit einer gespeicherten Suche später im Fenster Gespeicherte Suchen verwalten ändern.
◦ Diese Suche als globale Suche festlegen: Sie nutzen diese Suche mit Mitgliedern eines Kontext, einer Organisation oder eines Standorts gemeinsam. Verwenden Sie das Menü Umfang der globalen Suche, um den Kontext anzugeben. Die gespeicherte Suche ist für alle Mitglieder dieses Kontexts verfügbar, einschließlich Gästen.
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Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Administratorrechte in mindestens einem Kontext haben. Nur die Kontexte, für die Sie Administratorberechtigungen haben, werden im Menü Umfang der globalen Suche angezeigt.
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2. Unter dem Schritt Erforderliche Attribute festlegen können Sie weitere Attributwerte festlegen, die Benutzer angeben müssen, bevor sie die Suche ausführen.
Dies unterscheidet sich von den Attributkriterien, die in den ursprünglichen Suchparametern enthalten sind. Attributkriterien, die Teil von gespeicherten Suchparametern sind, umfassen einen Wert und werden automatisch eingeschlossen, wenn Sie die gespeicherte Suche ausführen. Ein erforderliches Attribut hat keinen voreingestellten Wert; der Wert muss eingestellt werden, bevor die Suche durchgeführt werden kann.
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Beispiel: Sie führen eine Suche aus, in der Sie das Attribut Lebenszyklusstatus auf Wird bearbeitet festgelegt haben, und speichern die Suche. Wenn Sie später diese gespeicherte Suche verwenden, wird die Seite Suchergebnisse automatisch mit Status=Wird bearbeitet in den Suchparametern geöffnet.
Wenn Sie jedoch Lebenszyklusstatus als erforderliches Attribut in den erweiterten Optionen hinzufügen, wird beim Ausführen der gespeicherten Suche die Seite Erweiterte Suche geöffnet. Unter Kriterienwird das Attribut Lebenszyklusstatus mit einem Sternchen angezeigt, das angibt, dass es sich um ein erforderliches Feld handelt. Um die Suchergebnisse anzuzeigen, müssen Sie einen Wert für das Attribut Lebenszyklusstatus auswählen und auf Suchenklicken.
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3. Geben Sie unter Tabellenansicht festlegen die Standardansicht an, die in der Tabelle Suchergebnisse verwendet werden soll. Sie können eine vorhandene Ansicht im Menü Tabellenansicht auswählen, oder klicken Sie auf Neue Ansicht, um eine benutzerdefinierte Tabellenansicht zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Neue Tabellenansichten erstellen und bearbeiten.
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Wenn Sie eine Suche gemeinsam nutzen und eine benutzerdefinierte Tabellenansicht einschließen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die Tabellenansicht für andere sichtbar ist. Um dies zu überprüfen, schließen Sie die Erstellung der gespeicherten Suche ab, und navigieren Sie zur Tabelle Suchergebnisse.
a. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Anpassen aus. Das Fenster Ansichtsliste anpassen wird geöffnet. b. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol  neben der Tabellendarstellung, um das Fenster Bearbeitungsansicht zu öffnen.c. Stellen Sie sicher, dass unter Namen definieren die Option Mit allen Benutzern gemeinsam benutzen ausgewählt wird. Wenn eine gemeinsam benutzte gespeicherte Suche eine Ansicht enthält, die für andere Benutzer nicht sichtbar ist, wird die Tabelle Suchergebnisse mit der Standardansicht oder (falls zutreffend) der letzten Ansicht geöffnet, die von diesem Benutzer ausgewählt wurde. |
4. Unter dem Schritt Gruppenzugriff festlegen wählen Sie weitere Gruppen aus, die die gespeicherte Suche verwenden können. Klicken Sie auf das Symbol "Hinzufügen" 
, um das Suchfenster Gruppe zu öffnen. Weitere Informationen zur Suche nach Gruppen finden Sie unter Gruppen suchen.
, um das Suchfenster Gruppe zu öffnen. Weitere Informationen zur Suche nach Gruppen finden Sie unter Gruppen suchen.| | Dieser Schritt wird nur angezeigt, wenn Sie Administratorzugriff auf mindestens einen Kontext oder in einer Gruppe haben. Wenn Sie eine vorhandene gespeicherte Suche überschreiben, werden die Gruppenzugriffsinformationen der vorhandenen gespeicherten Suche entfernt. |
5. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Suche zu speichern.
Wenn Sie In Liste für gespeicherte Suchen anzeigenausgewählt haben, wird die Suche sofort unter Gespeicherte Suchen auf der Seite Suchverlauf und gespeicherte Suchen angezeigt.
Wenn Sie die Suche mit einem Kontext oder einer Gruppe gemeinsam benutzen, wird die Suche nicht sofort auf der Seite Suchverlauf und gespeicherte Suchen angezeigt. Stattdessen wird sie dem Fenster Gespeicherte Suchen verwalten hinzugefügt. Benutzer müssen wählen, die Suche in der Liste Von mir gemeinsam benutzte anzuzeigen.