ユーザー定義グループは、組織コンテキスト (「グループ」リンクまたは参加者管理ユーティリティを使用) とサイトコンテキスト (参加者管理ユーティリティを使用) で作成および管理できます。また、企業のディレクトリサーバーでサードパーティの LDAP ツールを使用して、作成および管理することもできます。

ローカルチーム役割または共有チーム役割の参加者としてユーザー定義グループを追加すると、そのグループが該当する役割へ追加され、さらにそのグループのメンバー (ユーザー) は、該当するチームの組織グループへ個別に追加されます。つまり、グループメンバーシップが変更されたり、グループが削除されたりした場合は、チームの組織グループをキャッシュから除去し、更新されたグループと同期して、現在のグループメンバーシップが組織グループへ正確に反映されるようにする必要があります。

たとえば、次のように指定されているとします。

営業グループのグループメンバーシップを再計算すると、ABC 製品チームに ACME 組織メンバーが存在するシステムグループに新しいメンバーが追加されます。