È possibile utilizzare gli strumenti di rappresentazione semplificata per semplificare un assieme escludendo alcuni componenti in una particolare rappresentazione o sostituendo un componente (una parte CAD o un assieme) a un altro. Inoltre, le rappresentazioni semplificate consentono di controllare la quantità di dati recuperati per un componente. Per ogni componente è, quindi, possibile recuperare tutti i dati, solo la geometria (senza informazioni sulle funzionalità delle superfici o degli spigoli rappresentati) o solo le immagini (soltanto una rappresentazione wireframe del componente). Ad esempio, quando si lavora con un assieme di grandi dimensioni, potrebbe essere utile creare una rappresentazione semplificata che contenga soltanto il componente in una piccola sezione dell'assieme. Ciò consente di semplificare notevolmente l'ambiente di lavoro e di ridurre il numero di file da scaricare, includendo comunque la geometria di natura critica.

Inoltre, con le rappresentazioni semplificate si migliorano i tempi di rigenerazione, recupero e visualizzazione degli assiemi, aumentando l'efficienza. È anche possibile controllare i membri di un assieme che vengono recuperati e visualizzati. In tal modo l'ambiente di lavoro viene personalizzato includendo le informazioni che sono attualmente d'interesse per l'utente. Ad esempio, per velocizzare il processo di rigenerazione e visualizzazione, è possibile rimuovere temporaneamente un sottoassieme complesso che non è correlato alla porzione di assieme su cui si deve lavorare.

Le rappresentazioni semplificate vengono memorizzate all'interno del file dell'assieme principale, quindi se si sta modificando una rappresentazione semplificata, è necessario disporre del file dell'assieme principale all'interno della sessione.

Una rappresentazione semplificata esterna è una presentazione di un assieme principale memorizzato come modello di assieme separato (mentre la rappresentazione semplificata viene memorizzata nel file dell'assieme principale). Una rappresentazione semplificata esterna contiene determinati componenti dell'assieme principale o le relative rappresentazioni semplificate. È possibile creare rappresentazioni semplificate esterne multiple di un assieme principale, ognuna corrispondente a una diversa area dell'assieme e a un diverso livello di dettaglio. È possibile includere componenti di livello inferiore senza assiemi di primo livello o livello intermedio e consentire a più utenti di lavorare contemporaneamente. Con le rappresentazioni semplificate esterne si evita il rischio di modifiche accidentali agli assiemi di livello superiore.

Tutti i componenti inclusi in una rappresentazione semplificata esterna sono uguali a quelli presenti nell'assieme principale. Non è, quindi, necessario propagare le modifiche apportate alla rappresentazione semplificata esterna o all'assieme principale. Tutte le modifiche apportate alle rappresentazioni semplificate esterne si riflettono automaticamente sull'assieme principale.

Le rappresentazioni semplificate esterne sono supportate in Windchill. Ciò consente di effettuare il Check-In del file della rappresentazione semplificata esterna nel database di Windchill, recuperare un assieme della rappresentazione semplificata esterna e creare in Creo Parametric una rappresentazione semplificata esterna in modo estemporaneo. La possibilità di utilizzare le rappresentazioni semplificate esterne consente a più utenti di lavorare sullo stesso assieme senza effettuare il Check-Out di quello principale. Gli utenti possono lavorare utilizzando le rappresentazioni semplificate: questa procedura può rivelarsi molto utile quando si lavora con assiemi di grandi dimensioni. Ogni utente può effettuare il Check-Out quando è necessario e scaricare la parte restante dei documenti.

In Windchill 10.0, il concetto di una rappresentazione semplificata esterna è supportato dall'oggetto Contesto progettazione, una struttura rappresentativa che può derivare da un assieme CAD esistente o da un oggetto Contesto configurazione. Un contesto di configurazione deriva da una struttura parte.