Utilisation de la fonction de suivi de formation
Pour suivre les tâches de formation, vous devez installer le module de contrôle de document (bonne pratique préconfigurée avec suivi de formation).
Les rôles, les groupes et les organisations peuvent être associés aux documents contenant des règles et procédures d'entreprise, ou des instructions de travail. Les gestionnaires de formation peuvent définir des moniteurs pour les tâches en retard ou incomplètes. Ils peuvent surveiller en continu le statut de formation de leur organisation, pour chaque procédure, et configurer des rapports en fonction des besoins de leur société.
Des tâches de formation peuvent être affectées à n'importe quel type de document défini dans Windchill.
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Si un document est supprimé, les enregistrements de formation associés le sont également. Les administrateurs doivent affecter des permissions relatives aux documents, en conséquence.
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Affectation d'attributs
Les documents peuvent inclure des attributs affectés pour permettre une gestion automatique des tâches.
• Intervalle de formation : nombre de jours pendant lesquels la formation est valide. Si ce champ est défini sur 365 jours, lorsqu'un utilisateur effectue la formation, celle-ci reste valide pour cet utilisateur pendant un an. Le Nom interne de cet attribut doit être trainingInterval et le Type de données de l'attribut doit être défini sur Nombre entier.
• Délai d'exécution de l'intervalle de formation : nombre de jours avant l'expiration de la formation et son redémarrage indiqué sur ce document. Si ce champ est défini sur 20 jours, l'utilisateur reçoit une tâche de formation pour ce document 20 jours avant l'expiration de l'enregistrement de formation. Le Nom interne de cet attribut doit être trainingIntervalLeadTime et le Type de données de l'attribut doit être défini sur Nombre entier.
• Formation lors de l'officialisation : ce champ détermine si des enregistrements de formation sont créés lorsqu'un document associé à des enregistrements de formation est officialisé. Si ce champ est défini sur Oui et si un document associé à des enregistrements de formation est révisé, tous les enregistrements de formation correspondant à la révision d'origine sont annulés lors de l'officialisation de la révision. Un enregistrement de formation est créé, afin que les utilisateurs puissent être formés sur la nouvelle révision. Le Nom interne de cet attribut doit être trainingOnRelease et le Type de données de l'attribut doit être défini sur Booléen.
Affectation d'enregistrements de formation à partir de l'utilitaire Administration des participants
Pour affecter un enregistrement de formation à un groupe ou à des groupes multi-niveaux (groupes au sein d'un groupe), procédez comme suit :
1. Dans l'utilitaire Administration des participants, sélectionnez un groupe.
2. Cliquez sur > .
3. Dans la fenêtre Sélectionner un document, sélectionnez un ou plusieurs documents.
4. Cliquez sur OK. Le document apparaît sur la page d'informations des intervenants.
Affichage de la page d'informations d'un utilisateur, d'un groupe ou d'une organisation
Pour afficher le tableau Enregistrements de formation dans la page d'informations d'un utilisateur, d'un groupe ou d'une organisation, procédez comme suit :
1. Créez un onglet.
2. Sélectionnez > . Les enregistrements de formation affectés apparaissent dans le tableau Enregistrements de formation.
Ajout d'enregistrements de formation à partir de la page d'informations d'un groupe
Pour ajouter des enregistrements de formation dans le tableau Enregistrements de formation de la page d'informations d'un groupe, procédez comme suit :
1. Cliquez sur l'icône d'ajout d'enregistrement de formation
.
2. Dans la fenêtre Sélectionner un document, sélectionnez un ou plusieurs documents.
3. Cliquez sur OK. L'enregistrement de formation apparaît dans le tableau Enregistrements de formation du groupe.
Modification d'enregistrements de formation
Pour modifier manuellement un enregistrement de formation, procédez comme suit :
1. Cliquez sur le document avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier l'enregistrement de formation.
2. Dans la fenêtre Détails d'enregistrement de formation, mettez à jour les champs nécessaires, puis cliquez sur OK.
Statuts des documents
Les documents présentent les statuts de formation suivants, qui sont mis à jour une fois par jour, par défaut :
• En attente : tous les enregistrements de formation sont créés à l'état En attente.
• Obligatoire : lorsque le groupe ou ses groupes imbriqués doivent impérativement suivre la formation, l'enregistrement de formation passe à cet état.
◦ Pour les groupes, la tâche passe immédiatement de l'état En attente à l'état Obligatoire et le processus prend fin. Une nouvelle tâche est créée pour les utilisateurs d'un groupe et de ses groupes imbriqués.
◦ Si l'attribut Training Interval est défini, une date d'expiration est déterminée pour l'enregistrement de formation lorsque l'utilisateur termine la formation.
• Terminé : l'utilisateur a terminé la formation sur le document.
• Expiré : la formation relative au document a expiré.
• Annulé : l'exigence relative au suivi de la formation a été annulée.
◦ Lorsqu'une nouvelle révision d'un document est officialisée, la tâche de formation de l'ancienne version est annulée et une tâche pour la nouvelle version est créée.
◦ Un enregistrement de formation est annulé lorsqu'un membre du groupe n'est plus associé au groupe.
◦ Si un enregistrement de formation de groupe est annulé, les enregistrements de formation utilisateur qui sont dans l'état En attente ou Obligatoire sont également annulés.
| Une exigence peut être mise à jour manuellement à l'aide de la fonction Définir l'état. Ces statuts diffèrent de l'état de document (En cours de traitement, Officiel, etc.). |
File d'attente de suivi de formation
La file d'attente de suivi de formation exécute un processus planifié pour effectuer des mises à jour d'enregistrement de formation. Le processus se déroule comme suit :
• Des enregistrements de formation sont créés pour les utilisateurs membres de groupes ou d'organisations qui disposent d'enregistrements de formation, mais les utilisateurs ne possèdent pas d'enregistrement de formation.
• Les enregistrements de formation arrivés à expiration sont mis à jour. Une nouvelle itération d'enregistrement de formation pour les enregistrements arrivés à expiration est créée pour un utilisateur qui est actuellement membre d'un groupe avec un enregistrement de formation dans l'état Obligatoire pour le document référencé.
• De nouveaux enregistrements de formation sont créés pour les nouvelles révisions des documents qui sont définis sur l'état Officiel. Cela se produit lorsqu'un enregistrement de formation existe pour l'ancienne révision et que l'indicateur Formation lors publication est défini sur Oui. Lorsqu'un document d'enregistrement de formation est révisé, une nouvelle itération d'enregistrement de formation est créée uniquement si un utilisateur est toujours membre d'un groupe disposant d'un enregistrement de formation Obligatoire en cours pour le document et que l'indicateur Formation lors publication est défini sur vrai.
• Les enregistrements de formation sont itérés et de nouvelles tâches de formation sont créées si l'indicateur Délai d'exécution de l'intervalle de formation est défini et si la condition est remplie pour une nouvelle formation.
Par défaut, la file d'attente de suivi de formation planifie une exécution quotidienne du processus à 1 h 30, heure du serveur. Vous pouvez changer d'heure en modifiant la propriété qualitymanagment.qms.trainingtracking.trainingrecord.queueStartTime dans le fichier QMS.TrainingTrackingStates.properties.xconf. Le format de cette propriété est documenté dans le fichier xconf.
