Il modello concettuale di Windchill per l'organizzazione delle informazioni è simile a quello di un sistema operativo, in cui è possibile spostarsi in una gerarchia di directory, sottodirectory e file per cercare dati.

In Windchill, il meccanismo di memorizzazione primario è la cartella, un oggetto con funzionalità simili a quelle di una cartella portadocumenti nel mondo reale. Gli schedari, che sono un tipo particolare di cartella, costituiscono l'elemento organizzativo di livello superiore nella soluzione Windchill. Lo schedario può essere paragonato a un archivio nel mondo reale, a un'unità disco nel sistema operativo Windows o a una directory principale in un file system UNIX.

Ogni utente creato in Windchill possiede uno schedario, denominato schedario personale, con incluse tutte le sottocartelle e le informazioni memorizzate o create al suo interno. Questo schedario viene creato automaticamente al momento della creazione dell'utente Windchill. In genere, lo schedario personale di un utente viene creato utilizzando il nome dell'utente come nome dello schedario e si trova nel Dominio utente. Esistono tuttavia delle eccezioni a questa regola.

Poiché non è necessario che i nomi utente Windchill siano univoci mentre tutti i nomi degli schedari personali devono essere univoci, Windchill utilizza la proprietà wt.folder.personalCabinetNamingAttribute nel file wt.properties per determinare il nome dello schedario personale iniziale di un determinato utente. La proprietà wt.folder.personalCabinetNamingAttribute contiene la seguente lista predefinita e ordinata di attributi:

Per il nome dello schedario, Windchill utilizza il valore del primo attributo nell'elenco che genera un nome univoco. Nella maggior parte dei casi, il nome dello schedario personale corrisponde al nome dell'utente. Se esiste già uno schedario personale che corrisponde a quel nome, viene utilizzato l'indirizzo e-mail per denominare lo schedario personale. Se l'indirizzo e-mail è già in uso come nome di uno schedario, viene utilizzato il nome completo. Se il nome completo è già in uso, l'identificatore oggetto dell'utente viene utilizzato come nome dello schedario e, qualora anche tale identificatore sia già in uso, Windchill aggiunge un tratto di sottolineatura e un numero intero a partire da 1 all' identificatore oggetto ( <oid> _1, <oid> _2 e così via) fino a quando non si trova un nome di schedario univoco.

È possibile modificare gli attributi utilizzati nella creazione di un nome per lo schedario personale, o l'ordine di questi attributi, modificando l'elenco di attributi della proprietà wt.folder.personalCabinetNamingAttribute. Ad esempio, per utilizzare il nome completo prima dell'indirizzo e-mail, è possibile specificare il seguente comando xconfmanager in una shell Windchill:

Dove <Windchill> corrisponde alla posizione in cui è installata la soluzione Windchill in uso.

Per utilizzare il numero telefonico di un utente anziché l'indirizzo e-mail, è possibile specificare quanto segue:

Se viene modificato l'elenco degli attributi per wt.folder.personalCabinetNamingAttribute e non si riesce a identificare un nome per lo schedario personale utilizzando l'elenco modificato, Windchill torna a utilizzare l'elenco di default per identificare un nome univoco.