Ai membri del team vengono assegnati ruoli nell'ambito del contesto. Ad esempio, un team dispone di ruoli ospite, membro e manager con permessi variabili per default:

Un ruolo mette in relazione membri del contesto con informazioni e attività gestite in tale contesto. La definizione di ruoli consente di raggruppare gli utenti che svolgono attività simili nell'ambito del contesto in base a un criterio utile al team. Il manager di contesto deve assegnare almeno un ruolo, ad esempio Progettista o Esaminatore, a ciascuno degli utenti invitati a diventare membri di un contesto dell'applicazione. È possibile assegnare più ruoli ai membri di un contesto. Al termine dell'assegnazione di un utente a un ruolo del team, l'utente può accedere al contesto. Per visualizzare i membri e i rispettivi ruoli, accedere alla tabella Membri nella pagina Team.

Con ciascun ruolo definito, viene creato automaticamente un gruppo di sistema corrispondente in background. Questi gruppi di sistema fanno riferimento ai ruoli dei team di contesto in aree come quelle delle regole di controllo di accesso. L'organizzazione o l'amministratore di sistema è in grado di accedere e modificare questi gruppi dopo che sono stati creati. A differenza dei gruppi di sistema, i gruppi definiti dall'utente vengono creati manualmente mediante l'utilità Amministrazione partecipanti. È possibile creare e gestire i gruppi definiti dall'utente nei contesti di organizzazione e di sito o attraverso un directory server aziendale. Se occorre aggiungere un elevato numero di utenti a un ruolo del team di contesto, è possibile creare un gruppo definito dall'utente e aggiungere tale gruppo al ruolo adatto.