Enregistrement d'une recherche

Vous pouvez enregistrer des recherches à des fins de référence ultérieure. Si vous disposez de privilèges d'administrateur, vous pouvez également enregistrer une recherche afin de la partager avec les membres d'un groupe, d'un contexte, d'une organisation ou d'un site.

◦ Le nom de la recherche enregistrée doit être unique. Si le nom que vous indiquez est le même que celui d'une recherche enregistrée existante, vous êtes invité à écraser l'ancienne recherche enregistrée ou à annuler votre opération.

◦ Afficher dans la liste des recherches enregistrées : vous permet d'afficher la recherche dans votre liste Recherches enregistrées. Cette liste apparaît sur la page Historique des recherches et recherches enregistrées, accessible sous l'onglet Rechercher du Navigateur. Vous pourrez par la suite modifier la visibilité d'une recherche enregistrée à partir de la fenêtre Gérer les recherches enregistrées.

◦ Définir cette recherche comme recherche globale : vous permet de partager cette recherche avec les membres d'un contexte, d'une organisation ou d'un site. Utilisez le menu Etendue de la recherche globale pour spécifier le contexte. La recherche enregistrée est accessible à tous les membres de ce contexte, y compris aux invités.

Cette option n'apparaît que si vous disposez de privilèges d'administrateur dans un contexte au moins. Seuls les contextes pour lesquels vous possédez des privilèges d'administrateur s'affichent dans le menu Etendue de la recherche globale.

2. Sous l'étape Définir les attributs obligatoires, spécifiez les valeurs d'attributs supplémentaires que les utilisateurs doivent fournir avant d'effectuer la recherche.

Ces attributs diffèrent des critères d'attribut inclus dans les paramètres de recherche initiaux. Les critères d'attribut qui font partie intégrante des paramètres de recherche enregistrée comprennent une valeur et sont automatiquement inclus lorsque vous exécutez la recherche enregistrée. Un attribut obligatoire n'a pas de valeur prédéfinie ; sa valeur doit être définie pour que la recherche puisse être effectuée.

Supposons que vous exécutiez une recherche dans laquelle vous avez défini l'attribut Etat sur En cours de traitement, puis que vous enregistriez cette recherche. Chaque fois que vous utiliserez cette recherche enregistrée par la suite, la page Résultats de la recherche s'ouvrira en incluant automatiquement Etat = En cours de traitement dans les paramètres de recherche.

Toutefois, si vous ajoutez Etat en tant qu'attribut obligatoire dans les options avancées, l'exécution de la recherche enregistrée ouvre la page Recherche avancée. Sous Critères, l'attribut Etat s'affiche avec un astérisque indiquant qu'il s'agit d'un champ obligatoire. Pour visualiser les résultats de la recherche, vous devez sélectionner une valeur pour l'attribut Etat, puis cliquer sur Rechercher.

3. Sous Définir le tableau, spécifiez la vue par défaut à utiliser dans le tableau Résultats de la recherche. Vous pouvez sélectionner une vue existante dans le menu Tableau, ou cliquer sur Nouvelle vue pour créer un tableau personnalisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Création et modification de nouveaux tableaux.

Si vous partagez une recherche et souhaitez inclure un tableau personnalisé, vous devez vous assurer que ce tableau est visible par les autres utilisateurs. Pour vérifier ce point, achevez la création de la recherche enregistrée, puis accédez au tableau Résultats de la recherche.

a. Dans le menu déroulant du tableau, sélectionnez Personnaliser. La fenêtre Personnaliser la liste de vues s'affiche.

b. Cliquez sur l'icône Modifier

en regard du tableau pour ouvrir la fenêtre Modifier la vue.

c. Sous Définir le nom, vérifiez que l'option Partager avec tous les utilisateurs est sélectionnée.

Si une recherche enregistrée partagée inclut une vue non visible par les autres utilisateurs, le tableau Résultats de la recherche s'ouvre avec la vue par défaut ou (le cas échéant) la vue la plus récente sélectionnée par l'utilisateur.

4. Sous l'étape Définir l'accès au groupe, sélectionnez les autres groupes pouvant utiliser la recherche enregistrée. Cliquez sur l'icône Ajouter

afin d'ouvrir la fenêtre de recherche Groupe. Pour plus d'informations sur la recherche de groupes, consultez la section Recherche de groupes.

Cette étape n'apparaît que si vous disposez d'un accès d'administrateur à un contexte ou dans un groupe au moins.

Si vous remplacez une recherche enregistrée existante, les informations d'accès au groupe de cette recherche sont supprimées.

Si vous avez sélectionné l'option Afficher dans la liste des recherches enregistrées, la recherche apparaît immédiatement sous Recherches enregistrées dans la page Historique des recherches et recherches enregistrées.

Si vous avez partagé la recherche avec un contexte ou un groupe, la recherche n'apparaît pas immédiatement sur leur page Historique des recherches et recherches enregistrées. A la place, la recherche est ajoutée à la fenêtre Gérer les recherches enregistrées du contexte ou du groupe. Les utilisateurs doivent choisir d'afficher la recherche dans leur liste Partagées avec moi.