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サーチの保存
後で参照できるよう、サーチを保存できます。管理者権限がある場合は、サーチを保存して、グループ、コンテキスト、組織、サイトのメンバーと共有もできます。




基本の保存されたサーチ
基本の保存されたサーチを作成するには、以下の手順を実行します。
1. 「アドバンスサーチ」または「サーチ結果」ページで、「サーチ基準を保存」をクリックします。
2. 「サーチ基準を保存」ウィンドウで、サーチを識別するための一意の名前を入力します。
◦ 保存されたサーチの名前は重複してはいけません。入力した名前が既存の名前と同じ場合は、古い保存されたサーチを上書きするかキャンセルするかを選択する画面が表示されます。
◦ 保存されたサーチの名前では、大文字と小文字が区別されます。
3. 「保存」をクリックして「保存されたサーチ」リストにサーチを追加します。
ほかのユーザーとサーチを共有したり、追加のサーチ基準を指定したりするには、「アドバンスオプション」をクリックします。




保存されたサーチのアドバンスオプション
サーチを保存するときに「アドバンスオプション」を選択すると、以下の手順でウィンドウが開きます。
1. 「詳細を定義」ステップで、サーチの一意の名前を入力し、以下のオプションから選択します。
◦ 「保存されたサーチリストに表示」- 「保存されたサーチ」リストにサーチが表示されます。このリストは、「ナビゲータ」の「サーチ」タブの下の「サーチ履歴と保存されたサーチ」ページに表示されます。保存されたサーチの表示の有無は、後で「保存したサーチを管理」ウィンドウから変更できます。
◦ 「このサーチをグローバルサーチとして設定」- このサーチを、コンテキスト、組織、サイトのメンバーと共有します。コンテキストを指定するには、「グローバルサーチ範囲」メニューを使用します。保存されたサーチは、そのコンテキストのすべてのメンバー (ゲストを含む) が使用できます。
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このオプションが表示されるのは、少なくとも 1 つのコンテキスト内で管理者権限を持っている場合のみです。「グローバルサーチ範囲」メニューには、管理者権限を持っているコンテキストのみが表示されます。
2. 「必須属性を設定」ステップで、ユーザーがサーチを実行する前に入力する必要のあるその他の属性値を指定します。
これは、元のサーチパラメータに含まれる属性基準とは異なります。保存されたサーチパラメータに含まれる属性基準には値があり、保存されたサーチの実行時に自動的に使用されます。必須属性にはプリセットされた値がありません。サーチを実行する前に値を入力する必要があります。
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たとえば、「状態」属性を「作業中」に設定したサーチを実行し、そのサーチを保存します。その後、この保存されたサーチを使用するときにはいつでも、「サーチ結果」ページのサーチパラメータに State=In Work が自動的に含まれます。
ただし、アドバンスオプションの必須属性として「状態」を追加した場合、保存された検索を実行すると「アドバンスサーチ」ページが開きます。「基準」では、「状態」属性の横に、必須フィールドであることを示すアスタリスクが表示されます。サーチ結果を表示するには、「状態」属性の値を選択して、「サーチ」をクリックする必要があります。
3. 「テーブルビューを設定」で、「サーチ結果」テーブルで使用するデフォルトビューを指定します。「テーブルビュー」メニューから既存のビューを選択するか、「新規ビュー」をクリックしてカスタマイズされたテーブルビューを作成します。詳細については、新規テーブルビューの作成と編集を参照してください。
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サーチを共有し、カスタマイズされたテーブルビューを使用するには、テーブルビューがほかのユーザーに表示されるようにする必要があります。これを検証するには、保存されたサーチの作成を終了し、「サーチ結果」テーブルに移動します。
a. 「ビュー」ドロップダウンメニューから、「カスタマイズ」を選択します。「ビューリストをカスタマイズ」ウィンドウが開きます。
b. テーブルビューの横の「編集」アイコン をクリックして、「ビューを編集」ウィンドウを開きます。
c. 「名前を設定」で、「すべてのユーザーと共有」が選択されていることを確認します。
共有の保存されたサーチにほかのユーザーには表示されないビューがある場合、「サーチ結果」テーブルはデフォルトビューまたは (該当する場合は) そのユーザーが選択した最新ビューで開きます。
4. 「グループアクセスを設定」ステップで、保存されたサーチを使用できるその他のグループを選択します。「追加」 アイコンをクリックすると、「グループ」サーチウィンドウが開きます。グループのサーチの詳細については、グループの検索を参照してください。
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このステップが表示されるのは、少なくとも 1 つのコンテキストまたはグループ内で管理者アクセス権を持っている場合のみです。
保存されている既存のサーチを上書きする場合、そのサーチのグループアクセス情報が除去されます。
5. 「完了」をクリックして、サーチを保存します。
「保存されたサーチリストに表示」を選択した場合、「サーチ履歴と保存されたサーチ」ページの「保存されたサーチ」にサーチが即時表示されます。
サーチをコンテキストまたはグループと共有している場合、メンバーの「サーチ履歴と保存されたサーチ」ページにはサーチが即時表示されません。代わりに、「保存したサーチを管理」ウィンドウに追加されます。ユーザーは自分の「現在のユーザーと共有」リストにサーチを表示するための選択を行う必要があります。