若要最有效地管理您的使用者社群，請分析如何最有效地在「網站」或組織層級上組織您的使用者。如果可能，請在「網站」層級或組織層級建立使用者定義的群組，並在組織層級建立共用小組，然後在建立應用程式前後關聯時使用這些群組和小組。

決定應該在共用與本機小組中使用哪些角色時，請務必檢查要使用的小組範本，這樣您才可以適時使前後關聯小組中的角色與小組範本中使用的角色相配。

若要為使用者提供最有效的企業資料存取，重要的是要使用前後關聯小組，此小組的設計不僅可做到精確的存取控制，也能針對最佳系統效能來設計。

對於預期會達到上千個產品、專案或物件庫的任何網站，在設計前後關聯小組的結構時，都需要格外注意下列指導原則。這些指導原則中可找到可能的最佳化方式，即使是已經使用很久的小組設計也一樣。較小的網站也能從這些最佳化技術獲益。

完全根據本機小組來設計小組結構，通常是最簡單的。不過，本機小組是記憶體和處理電源用量非常高的企業物件。小組的結構越精細與細膩，對系統資源的需求越高，例如︰

非常大型且複雜的小組結構，加上使用此結構的數以千計的產品與容器，對於系統資源的需求量會相當大。複雜的小組結構不只會減慢小組特定功能，而且在極端情況下，它們對系統資源的龐大需求會對整個系統效能帶來不利影響。因此，在設計最佳的小組結構時，若想一方面滿足企業需求，同時又不對效能造成不利影響，謹慎規劃是很重要的。

設計小組結構的主要動力是滿足企業對使用者社群不同部份的權限需求，使企業能夠存取應用程式前後關聯中的內容。請在小組設計流程中遵循下列指導原則。

使用者的權限需求通常分為兩類︰存取權限是否應以應用程式前後關聯中使用者的角色為基礎；或者，是否應獨立於前後關聯中使用者的角色，將存取權限授與使用者。設定此區別會協助您決定應將存取權授與前後關聯獨立的參與者，還是前後關聯特定的參與者。

針對需要物件存取權的參與者，無論它們是否屬於物件所在應用程式前後關聯的成員，都會使用下列參與者建立存取控制規則︰使用者、使用者定義的群組、組織或虛擬角色。

例如，假設組織中的所有使用者都必須針對組織內「已發行」狀態的每個公開產品之「規格」文件擁有「讀取」權限。透過在組織的 /預設/PDM 網域 (授與組織參與者對「已發行」狀態之規格文件類型的「讀取」權限) 中定義的原則存取控制規則，強制執行這些存取權限。

對於根據前後關聯中的角色需要應用程式前後關聯中之物件存取權的參與者，使用系統群組與動態角色建立存取控制規則。當針對角色建立存取控制規則時，需要考慮規則是否應適用於動態角色，因為該角色的權限需求在不同前後關聯之間都相同，或者是否需要針對系統群組建立規則，因為該角色的權限需求在應用程式前後關聯之間會有所變化。

例如，假設負責設計產品的使用者必須擁有特定類型資料的「建立」和「修改」權限。這只會套用到其獲指派設計工作的產品。透過共用或本機小組中與設計者相關聯的動態角色強制執行這些權限。

建立應用程式前後關聯時，如果小組角色與角色中的參與者在一組前後關聯之間都相同，請考慮使用共用小組。如果小組角色或角色中的參與者在應用程式前後關聯之間有所變化，請使用本機小組。如果應用程式前後關聯之間的變化很微小，請考慮使用延伸到本機的共用小組。

當然可以使用選項的混合及匹配；沒有必要針對所有情況採用單一選項。例如，您可以針對物件庫前後關聯選擇共用小組，同時將本機小組用於一些產品和專案前後關聯集，將延伸到本機的共用小組用於另一些產品和專案前後關聯集。

下列表格提供用來管理小組權限的各種技巧，及其對效能影響的更詳細資訊。

設計小組時，有些常見作法應該避免。下表列出了一些作法及其缺點。

以下是與小組有關的一些實用的系統最佳化技巧。