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編輯傳統可傳送作業
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只有可傳送作業擁有者與專案或方案經理可以編輯可傳送作業。
您可以從「任務」表的滑鼠右鍵動作功能表中選取「編輯」來編輯可傳送作業。
「編輯可傳送作業」視窗分成以下幾個步驟:
1. 「標明可傳送作業」步驟下,完成下列欄位,然後按一下「下一步」
欄位
描述
可傳送作業名稱
輸入可傳送作業的名稱。此為必填欄位。
主旨
按一下「尋找」按鈕搜尋和選取要在到期日前交付的物件。
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可傳送作業狀態會與您選取的物件狀態相同。例如當您編輯文件的狀態時,在「任務」頁的「任務」表上,顯示在「狀態」欄中的可傳送作業狀態也會隨之更動。
活動
選取與可傳送作業相關的活動。該活動的排程資訊便會與可傳送作業相關聯。此下拉式清單包含您專案或方案中的所有計劃活動之完整清單。您可以將一或多個可傳送作業與一項活動關聯,不過通常最好是將單一可傳送作業與一項活動關聯,才能更準確地在活動中追蹤個別可傳送作業的進度。活動的完成百分比不會反映任何關聯可傳送作業的完成百分比。活動的預定完成日期會自動定義為等於最新完成之可傳送作業的預定完成日期。您可以覆蓋活動持續時間,以定義比最新完成可傳送作業的預定完成更早或更晚的完成日期。
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您可以將單一可傳送作業關聯至活動和里程碑。可傳送作業資訊會依其關聯的目標而做不同的計算和使用。
「里程碑」
輸入與此可傳送作業相關聯的里程碑。您可以輸入計劃物件的順序編號。例如,您要關聯的里程碑在計劃順序中的 ID 編號若是 2,請在欄位中輸入 2。您也可以按一下「選取」,從專案或方案的可用里程碑清單中選擇里程碑。該里程碑的排程資訊便會與可傳送作業相關聯。一個里程碑可以與數個可傳送作業相關聯。
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您可以將單一可傳送作業關聯至活動和里程碑。可傳送作業資訊會依其關聯的目標而做不同的計算和使用。
可傳送作業擁有者
從可用的小組成員中,選取負責在指定到期日期前遞送主體物件的人員。雖然只有專案或方案經理才能建立可傳送作業,但所有小組成員都可以被指派為可傳送作業擁有者。
「描述」
簡短描述可傳送作業。最多可輸入 4,000 個字元。
實際開始時間
輸入與可傳送作業關聯之工作的實際開始日期。唯有專案或方案是處於手動執行模式時才會顯示此欄位。如果是使用其他的執行模式,則系統會自動計算此值。
預估的工期:
輸入預定完成可傳送作業的所需天數。如果您輸入特定數字,則編輯可傳送作業時會出現「計算」核取方塊。如果您選取此核取方塊,您原先輸入的數字會由系統自動計算出來的數字覆蓋掉。
預估完成時間
指定可傳送作業的預估完成日期。如果未指定此日期,而且您已經選取與此可傳送作業相關聯的活動,那麼可傳送作業的「預估完成時間」便會自動設定為相關聯活動的預估完成日期。
實際完成時間
輸入與可傳送作業關聯之工作的實際完成日期。唯有專案或方案是處於手動執行模式時才會顯示此欄位。如果是使用其他的執行模式,則系統會自動計算此值。
到期日
輸入在哪一個日期之後可傳送作業會被視為過期。使用欄位旁邊指定的日期格式(例如,如果指定的日期格式為 YYYY/MM/DD,則日期顯示為 2005/03/30)。按一下行事曆圖示 從行事曆選取特定日期。
完成
輸入可傳送作業完成的百分比。
「狀況」
選取專案或方案狀況的等級。綠色表示沒有問題。黃色表示小心,紅色表示高風險警示。預設選項為「無法使用」
狀況描述
簡短描述狀況指定的原因。
2. 「選擇通知」步驟下,選取您要接收電子郵件通知的事件,然後按一下「下一步」
事件
描述
狀況變更
設定有關可傳送作業狀況變更的通知。
變更完成百分比:
設定有關可傳送作業完成百分比變更的通知。
預估完成日期變更
設定有關可傳送作業預估完成日期變更的通知。
變成紅色
設定有關狀況變紅色的通知。紅色是高風險的警示。(僅限專案或方案經理。)
到期日變更
設定有關可傳送作業到期日變更的通知。
錯過到期日
設定可傳送作業已逾期卻仍未完成的通知。
[x] 天前 (到期日算起) 寄出通知
設定在可傳送作業到期的指定天數前提出警示通知。預設天數為 3 天。
[x] 天後 (到期日算起) 寄出通知
設定可傳送作業到期日期過了多少指定天數時提出警示的通知。這包括過期的天數。預設天數為 3 天。
狀態變更
設定有關可傳送作業狀態變更時的通知。
擁有者變更
設定有關可傳送作業擁有者變更的通知。
物件刪除
設定有關可傳送作業刪除的通知。
完成
設定有關可傳送作業完成的通知。(僅限專案或方案經理。)
3. 「標明風險」步驟下,完成下列欄位:
欄位
描述
風險
指定可傳送作業在到期日之前完成的可能性。擇一選取「非常高」「高」「非常低」「低」「中」「無法使用」
風險描述
輸入所指定「風險」之原因的簡短描述。最多可輸入 4,000 個字元。
4. 按一下「完成」以儲存變更。