Uso de la funcionalidad de seguimiento de la formación
Para hacer un seguimiento de las tareas de formación, el módulo de control del documento (práctica recomendada preconfigurada con seguimiento de la formación) debe estar instalado.
Los roles, los grupos y las organizaciones se pueden asociar a documentos en los que se incluyen directivas de la empresa y procedimientos o instrucciones de trabajo. Los directores de formación pueden definir monitores para las tareas recientes o incompletas de formación. Pueden supervisar constantemente el estado de la formación de la organización por procedimiento y configurar los informes según las necesidades de la empresa.
Las tareas de formación se pueden asignar a cualquier tipo de documento que esté instalado en Windchill.
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Si se borra un documento, se borran los registros de formación asociados. Los administradores deben asignar permisos de documento según corresponda.
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Asignación de atributos
Los documentos pueden tener atributos asignados para gestionar tareas automáticamente.
• Intervalo de formación: número de días que la formación es válida. Si este campo se define en 365 días, después de que un usuario complete la formación, la formación será válida para el usuario durante un año. El Nombre interno de este atributo debe ser trainingInterval y el Tipo de datos del atributo debe ser Número entero.
• Plazo del intervalo de formación: número de días antes de que venza la formación y se reinicie en ese documento. Si este campo se define en 20 días, el usuario recibe una tarea de formación para dicho documento 20 días antes de que expire el registro de formación. El Nombre interno de este atributo debe ser trainingIntervalLeadTime y el Tipo de datos del atributo debe ser Número entero.
• Formación en liberación: este campo permite determinar si se crean nuevos registros de formación si se libera un documento con registros de formación. Si este campo se define en Sí y se revisa un documento con registros de formación, todos los registros de formación relacionados se cancelan para la revisión original al liberar la revisión. Se crea un nuevo registro de formación de modo que los usuarios puedan recibir la formación en la nueva versión. El Nombre interno de este atributo debe ser trainingOnRelease y el Tipo de datos del atributo debe ser Booleano.
Asignación de los registros de formación desde la utilidad Administración de participantes
Para asignar un registro de formación a un grupo o a grupos de varios niveles (grupos dentro de un grupo), realice lo siguiente:
1. En la utilidad Administración de participantes, seleccione un grupo.
2. Seleccione > .
3. En la ventana Seleccionar documento, seleccione un documento o varios documentos
4. Pulse en Aceptar. El documento aparece en la página de información de los asignados.
Visualización de la página de información de un usuario, un grupo o una organización
Para ver la tabla Registros de formación de la página de información de un usuario, grupo u organización, realice lo siguiente:
1. Cree una ficha nueva.
2. Seleccione > . Los documentos de formación asignados aparecen en la tabla Registros de formación.
Adición de registros de formación desde la página de información de un grupo
Para añadir registros de formación a la tabla Registros de formación en la página de información de un grupo, realice lo siguiente:
1. Pulse en el icono de añadir registro 
.
.2. En la ventana Seleccionar documento, seleccione un documento o varios documentos.
3. Pulse en Aceptar. El registro de formación aparece en la tabla Registros de formación del grupo.
Edición de registros de formación
Para editar manualmente un registro de formación, realice lo siguiente:
1. Pulse con el botón derecho del ratón en el documento y seleccione Editar registro de formación.
2. En la ventana Detalles del registro de formación, actualice los campos necesarios y pulse en Aceptar.
Estatus de documentos
Los documentos tienen los siguientes estatus de formación, que se actualizan una vez al día por defecto:
• Pendiente: todos los registros de formación se crean en el estado pendiente.
• Obligatorio: si la formación es obligatoria para un grupo o sus grupos anidados, el registro de formación pasa a este estado.
◦ Para los grupos, la tarea cambia inmediatamente de estado pendiente a estado obligatorio y se termina el flujo de trabajo. Se crea una nueva tarea para los usuarios de un grupo y sus grupos anidados.
◦ Si se define el atributo Training Interval, se define una fecha de vencimiento para el registro de formación cuando el usuario completa la formación.
• Completado: el usuario ha completado la formación en el documento.
• Vencido: la formación para el documento ha caducado.
• Cancelado: el requisito de formación se ha cancelado.
◦ Cuando se libera una nueva revisión de un documento, se cancela la tarea de formación de la versión anterior y se crea una tarea para la nueva versión.
◦ Un registro de formación se cancela cuando un miembro del grupo deja de estar asociado al grupo.
◦ Si se cancela un registro de formación de grupo, los registros de formación del usuario que están en estado pendiente o obligatorio también se cancelan.
 | Un requisito se puede actualizar manualmente mediante la función Definir estado. Estos estatus difieren del estado del documento (En curso, Liberado, etc.). |
Cola de seguimiento de la formación
La cola de seguimiento de la formación ejecuta un proceso programado para realizar actualizaciones de los registros de formación. El proceso realiza los siguiente:
• Se crean registros de formación para los usuarios que son miembros de grupos u organizaciones que tienen registros de formación, pero el usuario no tiene todavía un registro de formación.
• Se actualizan los registros de formación vencidos. Se crea una nueva iteración de registro de formación para los registros vencidos de un usuario que actualmente es miembro de un grupo con un registro de formación en el estado Obligatorio para el documento al que se hace referencia.
• Se crean nuevos registros de formación para las nuevas revisiones de los documentos que están en estado Liberado. Esto se produce cuando existe un registro de formación para la revisión anterior y el indicador Formación sobre la versión está definido en Sí. Cuando se revisa un documento de registro de formación, se crea una nueva iteración de registro de formación solo si un usuario sigue siendo miembro de un grupo que tiene un registro de formación Obligatorio actual para el documento y el indicador Formación sobre la versión está definido en verdadero.
• Se iteran los registros de formación y se crean nuevas tareas de formación cuando se define el Plazo del intervalo de formación y cuando se cumple la condición para iniciar la formación.
Por defecto, la cola de seguimiento de la formación programa el proceso para ejecutarse una vez al día a la 01:30 hora del servidor. Esta temporización se puede cambiar modificando la propiedad qualitymanagment.qms.trainingtracking.trainingrecord.queueStartTime en el fichero QMS.TrainingTrackingStates.properties.xconf. El formato de la propiedad se documenta en el fichero xconf.