使用訓練追蹤功能
若要追蹤訓練任務，則必須安裝 Document Control 模組 (預先配置訓練追蹤的最佳做法)。
角色、群組與組織可以與包含公司原則與程序或工作指示的文件相關聯。訓練管理員可以針對遲到或不完整的訓練任務設定監控。他們可以依據程序持續監控其組織的訓練狀況，並根據其公司需求配置報告。
訓練任務可以指派給 Windchill 中安裝的任何文件類型。
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如果刪除文件，則相關的訓練記錄也會刪除。管理員必須據以指派文件權限。
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指派屬性
可以指派屬性給文件以便自動管理任務。
• 訓練間隔 － 訓練有效的天數。如果此欄位設定為 365 天，則當使用者完成訓練後，該使用者的訓練有效期為一年。此屬性的「內部名稱」必須為 trainingInterval，而且此屬性的「資料類型」必須為「整數」。
• 訓練間隔重疊時間 － 該文件上的訓練到期並重新開始前的天數。如果此欄位設定為 20 天，則使用者會在訓練記錄到期的 20 天之前收到該文件的訓練任務。此屬性的「內部名稱」必須為 trainingIntervalLeadTime，而且此屬性的「資料類型」必須為「整數」。
• 發行版本訓練 - 此欄位會決定在發行有訓練記錄的文件時，是否建立新的訓練記錄。如果此欄位設定為「是」，而且含有訓練記錄的文件已修訂，則當發行版本修訂時，原始版本修訂的所有相關訓練記錄都會取消。會建立新的訓練記錄，讓使用者可以在新的版本修訂上訓練。此屬性的「內部名稱」必須為 trainingOnRelease，而且此屬性的「資料類型」必須為「布林值」。
從參與者管理公用程式指派訓練記錄
欲將訓練記錄指派給群組或多層群組 (群組內的群組)，請執行下列操作：
1. 在「參與者管理」公用程式中，選取群組。
2. 選取 > 。
3. 在「選取文件」視窗中，選取一個或多個文件
4. 按一下「確定」。該文件將顯示在工作負責人的資訊頁上。
檢視使用者、群組或組織的資訊頁
若要在使用者、群組或組織的資訊頁上檢視「訓練記錄」表格，請執行下列操作︰
1. 建立新標籤。
2. 選取 > 。已指派的訓練記錄將顯示在「訓練記錄」表格中。
從群組的資訊頁中新增訓練記錄
欲將訓練記錄新增至群組資訊頁上的「訓練記錄」表，請執行下列操作︰
1. 按一下「新增訓練記錄」圖示 
。
。2. 在「選取文件」視窗中，選取一或多個文件。
3. 按一下「確定」。群組的訓練記錄將顯示在「訓練記錄」表中。
編輯訓練記錄
若要手動編輯訓練記錄，請執行下列操作︰
1. 在文件上按一下滑鼠右鍵，然後選取「編輯訓練記錄」。
2. 在「訓練記錄詳細資訊」視窗中，更新必填欄位，然後按一下「確定」。
文件的狀態
文件具有下列訓練狀態，狀態依預設每天更新一次︰
• 「待處理」- 所有訓練記錄在建立時皆為待處理狀態。
• 「必要」- 當群組或其巢狀群組需要訓練時，訓練記錄會移至此狀態。
◦ 針對群組，該任務會立即從待處理狀態變更為必要狀態，而且工作流程會終止。會為群組及其嵌套群組中的使用者建立新任務。
◦ 如果已設定訓練間隔屬性，則當使用者完成訓練時，即會設定訓練記錄的到期日。
• 「已完成」- 使用者已完成文件上的訓練。
• 「已到期」- 該文件的訓練已到期。
• 「已取消」- 訓練需求已取消。
◦ 發行文件的新修訂版本時，會取消舊版本的訓練任務，並會建立新版本的任務。
◦ 當群組成員已不再與群組相關聯時，會取消訓練記錄。
◦ 如果取消群組訓練記錄，同時也會取消處於待處理或必要狀態的使用者訓練記錄。
 | 可以使用「設定狀態」功能手動更新需求。 這些狀態與文件狀態 (「工作中」、「已發行」等等) 有所不同。 |
訓練追蹤佇列
訓練追蹤佇列會執行已排程流程，以執行訓練記錄更新。該流程會執行下列操作︰
• 如果使用者為有訓練記錄的任何群組或組織的成員，但是使用者還沒有訓練記錄，則會針對使用者建立訓練記錄。
• 過期的訓練記錄會更新。會為目前是群組成員 (所參考文件的訓練記錄處於「必要」狀態) 的使用者建立已到期記錄的新訓練記錄版序。
• 會針對處於「已發行」狀態的新版本修訂文件建立新的訓練記錄。如果存在舊版本修訂的訓練記錄，且「發佈訓練」旗標設定為「是」，就會發生此情況。當對訓練記錄文件進行版本修訂時，只有在使用者仍是群組成員 (文件具有目前「必要」訓練記錄)，且「發佈訓練」旗標設為 true 時，才會建立新訓練記錄版序。
• 如果已設定「訓練間隔重疊時間」而且符合啟動再次訓練的條件時，則會版序化訓練記錄並建立新的訓練任務。
依預設，訓練追蹤佇列會將流程排程為每天在伺服器時間 01:30 執行一次。此時間可透過修改 QMS.TrainingTrackingStates.properties.xconf 檔案中的 qualitymanagment.qms.trainingtracking.trainingrecord.queueStartTime 內容來加以變更。該內容的格式記錄在 xconf 檔案中。