Acerca de la gestión de cambios
El sistema de gestión de cambios se basa en los procesos de cambio estándar. El objetivo de este tema es describir la terminología utilizada en el sistema de gestión de cambios, así como describir brevemente los pasos específicos del proceso.
En la tabla siguiente se describen algunos de los términos utilizados en el proceso de cambio:
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Terminología de gestión de cambios
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Término
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Descripción
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Elementos finales afectados
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Los elementos finales afectados son los elementos finales asociados con un objeto de cambio en particular. Normalmente, el elemento final es el objeto que contiene el problema o la incidencia que se trata. Al crear o actualizar un informe de problemas o una solicitud de cambio, se añaden elementos finales afectados. Las asociaciones no se propagan de un informe de problemas a la solicitud de cambio creada en respuesta.
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Objetos afectados
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Los objetos afectados son artículos, documentos, planes de proceso u otros objetos controlados mediante revisiones que se verán afectados por el cambio. Éstos se añaden a una tarea en el plan de implementación de una notificación de cambio. Normalmente, estos artículos o documentos se ven afectados cuando un usuario completa la tarea asignada.
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Administrador de cambios
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Existen tres roles de proceso importantes asociados con el título de Administrador de cambios.
El primer administrador de cambios (Administrador de cambios I) revisa la solicitud de cambio, recopila información de impacto y comunica la decisión para rechazar o implementar el cambio en la rama sencilla o compleja del proceso de cambio. El Administrador de cambios I también crea las solicitudes de cambio a partir de los informes de problemas no resueltos.
El segundo administrador de cambios (Administrador de cambios II) es responsable de crear el plan de implementación incluido en la notificación de cambio. El Administrador de cambios II también es responsable de dejar constancia de la decisión del Consejo de implementación de cambios para seguir adelante con el plan de implementación.
El tercer administrador de cambios (Administrador de cambios III) hace de auditor de todo el material relacionado con un cambio, asegurando que toda la documentación generada sea clara, concisa y válida, y que todos los pasos del proceso se ejecuten correctamente.
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Consejo de implementación de cambios (CIC)
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Un consejo de implementación de cambios revisa y aprueba o rechaza el plan de implementación incluido en la notificación de cambio.
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Notificación de cambio  |
Una notificación de cambio representa una autorización de trabajo para documentar y liberar nuevos diseños, mejorar diseños existentes o corregir problemas.
La notificación de cambio se puede crear en referencia con una o más solicitudes de cambio, en la que se detallan las tareas que deben completarse para que se implemente el cambio. También permite asignar las tareas a personas.
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Objetos de cambio
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Los objetos de cambio son objetos disponibles en el proceso de gestión de cambios. Las solicitudes de cambio, las notificaciones de cambio, las tareas de cambio, los informes de problemas, las variaciones y las revisiones de cambios son objetos de cambio disponibles de fábrica.
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Solicitud de cambio  |
Una solicitud de cambio se puede crear como respuesta a uno o más informes de problemas, o sin hacer referencia a ningún informe de problemas. En ella se detallan los cambios necesarios para solucionar el problema o proporcionar la mejora para que las personas adecuadas puedan tomar la decisión empresarial de cancelar o continuar con el cambio propuesto.
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Consejo de revisión de cambios (CRC)
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Un consejo de revisión de cambios revisa y aprueba o rechaza una solicitud de cambio. Normalmente está compuesto por representantes de los departamentos de la compañía, como por ejemplo, la ingeniería de diseño, la ingeniería de producción y el control de calidad.
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Tarea de cambio  |
Una tarea de cambio representa instrucciones de funcionamiento que se deben seguir para responder a una notificación de cambio. Una notificación de cambio compleja puede incluir muchas tareas de cambio, mientras que una notificación de cambio simple puede estar compuesta por una sola tarea de cambio.
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Solicitud de cambio sencillo
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Este tipo de solicitud tiene un bajo impacto y costo, por lo que se puede procesar rápidamente a través del proceso de cambio. El umbral de costos para los cambios que se pueden procesar mediante los cambios sencillos se especifica normalmente en la directiva de la compañía.
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Solicitud de cambio complejo
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Las solicitudes de cambios complejos son aquellas que tienen un gran impacto y costo y que requieren un análisis y revisión más profundos. Los cambios complejos deben pasar por el consejo de revisión de cambios antes de implementarse.
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Plan de implementación
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El conjunto colectivo de tareas de cambio de una notificación de cambio.
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Cambio pendiente
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Un cambio pendiente es una solicitud de cambio no resuelta o una notificación de cambio incompleta que afectará al objeto. Este icono de cambio pendiente  aparece en la barra de título de la página de información de los objetos que tienen un cambio pendiente. |
Informe de problemas  |
Un informe de problemas se crea para documentar un problema o solicitar una mejora del producto. Lo crean los usuarios registrados para ellos o un usuario en nombre de alguien externo al sistema, como un cliente o proveedor.
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Objetos resultantes
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Los objetos resultantes son los artículos, documentos, planes de proceso u otros objetos gestionados que resultarán de un cambio. Éstos se añaden a una tarea en el plan de implementación de una notificación de cambio. Normalmente, estos objetos se crean (o modifican) como parte de la finalización de la tarea asignada.
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Objeto de cambio patrocinado
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Los objetos de cambio son informes de problemas y variaciones creados en el contexto del proyecto.
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Tipo
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Un tipo es una característica de objeto que distingue entre objetos.
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Variación  |
Una variación es una autorización para desviarse de la configuración diseñada para un número específico de unidades o para un periodo de tiempo determinado. Dos tipos habituales de variaciones son las desviaciones y las exenciones.
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Proceso de cambio
A continuación se muestra un escenario de ejemplo del proceso de cambio:
1. Un usuario crea un informe de problemas desde la página de información de un elemento final.
2. El Administrador de cambios I, asignado por el proceso de trabajo, revisa el informe de problemas y lo aprueba o rechaza.
3. Después de que el Administrador de cambios I apruebe el informe de problemas, creará una solicitud de cambio, realizará un análisis del impacto y registrará la decisión de cambio sencillo o complejo.
Si la solicitud de cambio sigue el modo de cambio sencillo, se envía de inmediato al Administrador de cambios II para su implementación.
Si la solicitud de cambio sigue el modo en línea de seguimiento completo, el consejo de revisión de cambios realiza la revisión. Todos los usuarios asignados deben completar la tarea de revisión.
Si la solicitud de cambio sigue el modo fuera de línea de cambio complejo, el Administrador de cambios I convoca al consejo de revisión de cambios.
4. El Administrador de cambios I registra la decisión del consejo de revisión de cambios, de rechazar o proceder con la implementación de la solicitud de cambio. Para el modo en línea de seguimiento completo, la solicitud de cambio se distribuirá para la implementación solo cuando todos los usuarios aprueben la solicitud de cambio.
Una vez aprobada, al Administrador de cambios II correspondiente se le asigna la creación de la notificación de cambio, documentando el plan de implementación.
5. Una notificación de cambio complejo requiere la aprobación del consejo de implementación de cambios antes de realizar ningún trabajo. Una vez aprobada, la notificación de cambio entra en el estado de Implementación pendiente. El usuario inicia la acción de ejecución en la notificación de cambio para implementar los cambios.
6. Los creadores de datos editan los datos de los productos según se indica en las tareas de notificación de cambios. Los usuarios de los datos (revisores) deben entonces comprobar y aprobar el trabajo de los creadores antes de que se complete la tarea.
7. Una vez completadas todas las tareas asociadas con la notificación de cambio, el Administrador de cambios III realiza la auditoría de la documentación resultante para asegurar que es clara, concisa y válida y, a continuación, aprueba o rechaza la notificación de cambio.
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