Ein Abteilungsdatenobjekt wird zum Speichern von Informationen über Attribute verwendet, die für unterschiedliche Funktionen in einem Betrieb spezifisch sind, wie etwa Produktion, Qualität, Beschaffung und Lager.

Ein Abteilungsdatenobjekt für ein Teil wird im Kontext eines Betriebs erstellt. Der grundlegende Zweck von Abteilungsdaten besteht darin, bei der Trennung der Funktionsdaten von Teiledaten für Flexibilität zu sorgen. Während in einem Teil in erster Linie Informationen zur technischen Entwicklung gespeichert werden, werden in einem Abteilungsdatenobjekt die Fertigungsinformationen für ein Teil gespeichert. Da Abteilungsdatenobjekte unabhängig von einem Teil sind, wirken sich die Iterationen in Fertigungsinformationen nicht auf das Teil aus. Anschließend werden unnötige Iterationen eines Teils vermieden.

Ein Abteilungsdatenobjekt verfügt über einen eigenen Lebenszyklus und eine eigene Gültigkeit. Das Objekt kann an einem Änderungs- oder Erhöhungsprozess teilnehmen und auch in eine Baseline einbezogen werden.

Um Abteilungsdaten effizient zu verwalten, kann eine bestimmte Rolle in einem Betrieb unabhängig vom Teil die Zuständigkeit für ein bestimmtes Objekt zugewiesen werden. Der Beschaffungskoordinator eines Betriebs kann z.B. für Abteilungsdaten verantwortlich sein, die sich auf die Beschaffung eines im Betrieb hergestellten Teils beziehen. Dieser Prozess führt zu einem zielgerichteten Ansatz für die Erstellung und Verwaltung von Abteilungsdaten für ein Teil.