Aufgaben delegieren

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Aufgaben delegieren

Sie können Ihren Kalender verwenden, um an Tagen, an denen Sie für Ihre üblichen Pflichten nicht verfügbar sind, Aufgaben an einen anderen Benutzer zu delegieren. Dies ist für bestimmte Tage oder auf unbestimmte Zeit möglich.

Wenn ein Benutzer einen anderen Benutzer als Delegate ausweist, erhält der Delegate eine E-Mail-Benachrichtigung mit den folgenden Informationen:

• Name der Person, die den Delegate ausgewiesen hat

• Delegationszeitraum

• Datum, an dem die Delegation eingerichtet wird

• Name der Person, die die Delegation eingerichtet hat

Überlegungen beim Delegieren von Aufgaben
• Bevor Aufgaben delegiert werden, müssen Sie den Kalender des Benutzers prüfen, an den Sie die Aufgaben delegieren möchten. Wenn der Benutzer, an den Sie Ihre Aufgaben delegieren möchten, seine Aufgaben bereits an einen dritten Benutzer delegiert hat, werden Ihre Aufgaben ebenfalls an diesen dritten Benutzer delegiert. Falls eine Kreisdelegation vorliegt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, und Sie können einen anderen Benutzer auswählen. Wenn Tim beispielsweise seine Aufgaben an Sandy delegiert, die ihre Aufgaben dieses Tages bereits an Tim delegiert hat, muss Tim einen anderen Benutzer auswählen. • Das Menü Delegieren wird erst aktiviert, wenn Sie ein Kalenderdatum auswählen. Wenn Sie ein Kalenderdatum auswählen und die Aktionen des Typs Delegieren noch deaktiviert sind, bedeutet dies, dass Administratoren an Ihrem Standort diese Funktion nicht aktiviert haben. • Die Start- und Endzeit für eine delegierte Aufgabe gibt die vom Benutzer bevorzugten Zeitzonen statt die vom System festgelegte Zeitzone an. • Beim Delegieren der Aufgaben aufeinander folgender Tage müssen Sie die Aufgaben des frühesten Datums zuerst delegieren. Wenn Sie beispielsweise Dienstag, den 15. Juli, delegiert haben und dann später feststellen, dass Sie Montag, den 14. Juli, delegieren müssen, müssen Sie die ursprüngliche Delegation entfernen und eine Neudelegation ab dem frühestmöglichen Folgedatum einrichten.

Überlegungen beim Delegieren von Aufgaben

• Bevor Aufgaben delegiert werden, müssen Sie den Kalender des Benutzers prüfen, an den Sie die Aufgaben delegieren möchten.

Wenn der Benutzer, an den Sie Ihre Aufgaben delegieren möchten, seine Aufgaben bereits an einen dritten Benutzer delegiert hat, werden Ihre Aufgaben ebenfalls an diesen dritten Benutzer delegiert. Falls eine Kreisdelegation vorliegt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, und Sie können einen anderen Benutzer auswählen. Wenn Tim beispielsweise seine Aufgaben an Sandy delegiert, die ihre Aufgaben dieses Tages bereits an Tim delegiert hat, muss Tim einen anderen Benutzer auswählen.

• Das Menü Delegieren wird erst aktiviert, wenn Sie ein Kalenderdatum auswählen. Wenn Sie ein Kalenderdatum auswählen und die Aktionen des Typs Delegieren noch deaktiviert sind, bedeutet dies, dass Administratoren an Ihrem Standort diese Funktion nicht aktiviert haben.

• Die Start- und Endzeit für eine delegierte Aufgabe gibt die vom Benutzer bevorzugten Zeitzonen statt die vom System festgelegte Zeitzone an.

• Beim Delegieren der Aufgaben aufeinander folgender Tage müssen Sie die Aufgaben des frühesten Datums zuerst delegieren. Wenn Sie beispielsweise Dienstag, den 15. Juli, delegiert haben und dann später feststellen, dass Sie Montag, den 14. Juli, delegieren müssen, müssen Sie die ursprüngliche Delegation entfernen und eine Neudelegation ab dem frühestmöglichen Folgedatum einrichten.

1. Markieren Sie den Tag oder die Tage, dessen bzw. deren Aufgaben Sie an einen anderen Benutzer delegieren möchten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Delegieren > Ausgewählte Tage delegieren

Delegieren Sie Aufgaben für eine genaue oder begrenzte Anzahl von Tagen.

So wählen Sie mehrere Tage gleichzeitig aus:

• Auf Kalendertage klicken und ziehen

• STRG+UMSCHALT, um einen zusammenhängenden Block aus Tagen auszuwählen

• STRG, um mehrere einzelne Tage auszuwählen

Delegieren > Auf unbestimmte Zeit delegieren

Delegieren Sie Aufgaben auf unbestimmte Zeit. Die Delegierung beginnt mit dem ausgewählten Datum und gilt für jeden Tag danach.

Diese Option ist nützlich, wenn Sie über einen längeren Zeitraum nicht anwesend und nicht sicher sind, wann Sie zurückkehren.

Wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Monate gleichzeitig delegieren, verwenden Sie die Option Auf unbestimmte Zeit delegieren gefolgt von der Aktion Zurücksetzen.

Beispiel: Sie sind vom 1. Januar bis zum 20. Juli abwesend und möchten Ihre Aufgaben in dieser Zeit delegieren. Sie können folgendermaßen vorgehen:

a. Markieren Sie den 1. Januar, und wählen Sie Delegieren > Auf unbestimmte Zeit delegieren aus. Anschließend werden alle Tage ab dem 1. Januar an den ausgewählten Benutzer delegiert.

b. Navigieren Sie im Kalender zum 21. Juli (Tag Ihrer Rückkehr), und markieren Sie ihn.

c. Klicken Sie auf Zurücksetzen, wobei der 21. Juli ausgewählt ist.

d. Das Fenster Zurücksetzen wird geöffnet. Wählen Sie die Optionen Delegierungen und Alle Tage aus. Die folgende Bestätigungsmeldung wird angezeigt:

e. Wenn Sie auf Jaklicken, werden alle Delegierungen ab dem 21. Juli entfernt. Die Delegierungen vom 1. Januar bis zum 20. Juli bleiben jedoch erhalten.

2. Das Fenster Benutzer suchen wird geöffnet. Weitere Informationen zur Suche nach Benutzern finden Sie unter Benutzer suchen.

Der Name des Delegate wird an den ausgewählten Tagen in Ihrem Kalender angezeigt, und die E-Mail-Benachrichtigung wird automatisch an den Delegate gesendet.

Um eine Delegierung zu entfernen, verwenden Sie die Aktion Zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Kalenderänderungen zurücksetzen.

Sie können Delegierungen in der Vergangenheit nicht entfernen.

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