Gestire i permessi delle cartelle
Prima di condividere
Tenere in considerazione quanto riportato di seguito quando si concedono permessi alle cartelle.
• L'azione Condividi è disponibile solo nelle cartelle principali.
• L'autore di una cartella e gli amministratori possono condividere la cartella con altri utenti e assegnare i permessi di condivisione alla cartella.
• I permessi vengono applicati solo a una cartella principale. Tutti i documenti e le sottocartelle all'interno della cartella principale ne ereditano i permessi. È possibile specificare permessi di condivisione aggiuntivi per singoli oggetti all'interno delle cartelle, ma è necessario tenere presente che questi permessi vengono salvati come elementi aggiuntivi ai permessi delle cartelle per creare un insieme più ampio di permessi di accesso.
• Il proprietario di una cartella può invitare altri utenti ad accedere alla cartella, i quali avranno permessi di lettura o di modifica per tutti i contenuti della cartella. Pertanto, l'unico modo per limitare l'accesso ai contenuti aggiunti a una cartella condivisa consiste nel spostarli al di fuori della cartella.
• Nel caso in cui si desideri impostare permessi per singole procedure all'interno di una cartella, è consigliabile impostare il permesso di condivisione per la cartella su Lettura a livello di organizzazione, quindi accedere alla cartella e assegnare ai singoli utenti il permesso di modifica per le procedure appropriate.
Tipi di permessi
È possibile gestire i permessi di condivisione delle cartelle create facendo clic sull'icona del menu (
) di una cartella e selezionando
Condividi.
Nella finestra CONDIVIDI è possibile cercare i membri dell'organizzazione da aggiungere e a cui concedere permessi oppure concedere l'accesso a tutti i membri dell'organizzazione. È possibile selezionare il tipo di permesso per l'utente o l'organizzazione: Lettura o Modifica.
Permesso | Descrizione |
Lettura | Gli utenti con permessi di lettura possono visualizzare tutti i contenuti della cartella, ma non possono modificare procedure. Non possono inoltre aggiungere nuove procedure, asset o sottocartelle alla cartella. | Se sono stati impostati permessi di condivisione per una procedura esistente, tali permessi vengono mantenuti anche dopo aver spostato la procedura in una cartella. Tuttavia, se per una procedura che viene spostata nella cartella non sono presenti permessi di condivisione impostati, i permessi di condivisione vengono ereditati dalla cartella. A questo riguardo, se una procedura con permessi di sola lettura concessi a singoli utenti viene spostata in una cartella con permessi di modifica, agli utenti che dispongono dei permessi di modifica per la cartella sarà consentito modificare la procedura. |
|
Modifica | Gli utenti con permessi di modifica possono eseguire le operazioni seguenti: • Modificare le procedura esistenti all'interno della cartella • Creare nuove procedure, asset o sottocartelle all'interno della cartella • Spostare procedure o asset esistenti nella cartella • Spostare i contenuti creati da altri utenti in una sottocartella della cartella principale • Rinominare la cartella | L'utente che ha creato la cartella o gli amministratori possono rimuovere i contenuti aggiunti da altri utenti. |
|
Dopo aver completato l'aggiunta dei membri e la modifica dei permessi, fare clic su Salva.
Per annullare la condivisione di una cartella con un utente, fare clic sulla X accanto all'utente. In alternativa, per cambiare permesso, selezionare un'opzione diversa dal menu a discesa. Fare quindi clic su SALVA.
