Gestion des permissions sur un dossier
Avant de partager
Prenez en compte les points suivants lorsque vous accordez des permissions sur des dossiers.
• L'action Partager est uniquement disponible sur les dossiers de niveau supérieur.
• Le créateur d'un dossier et les administrateurs peuvent partager le dossier avec d'autres utilisateurs et ainsi attribuer des permissions de partage pour le dossier.
• Les permissions sont appliquées uniquement au dossier de niveau supérieur, et tous les documents et sous-dossiers qu'il contient héritent des permissions qui lui sont associées. Vous pouvez spécifier des permissions de partage supplémentaires pour des objets individuels dans des dossiers, mais n'oubliez pas que les permissions sont additives et que ces permissions supplémentaires sont enregistrées en plus des permissions du dossier pour créer un ensemble de permissions et d'accès plus large.
• Le propriétaire d'un dossier peut inviter des utilisateurs supplémentaires dans le dossier qui disposeront alors de permissions de lecture ou de modification sur l'ensemble du contenu du dossier. Par conséquent, le seul moyen de limiter l'accès au contenu que vous ajoutez à un dossier partagé est de le déplacer hors du dossier.
• Si vous souhaitez définir les permissions sur des procédures individuelles dans un dossier, nous vous recommandons de définir la permission de partage du dossier sur Lire au niveau de l'organisation, puis d'accéder au dossier et d'accorder aux utilisateurs choisis la permission de modification sur les procédures appropriées.
Types de permission
Vous pouvez gérer les permissions de partage sur les dossiers que vous avez créés en cliquant sur l'icône de menu (
) d'un dossier, puis en sélectionnant
Partager.
La fenêtre PARTAGER vous permet de rechercher des membres de l'organisation pour les ajouter ou leur accorder des permissions, ou vous pouvez accorder l'accès à tous les membres de votre organisation. Vous pouvez sélectionner si l'utilisateur ou l'organisation dispose des permissions de lecture ou de modification.
Permission | Description |
Lire | Les utilisateurs disposant de la permission de lecture peuvent visualiser l'ensemble du contenu du dossier mais ne peuvent effectuer aucune modification dans les procédures. Ils ne peuvent pas non plus ajouter de nouvelles procédures ou de nouveaux actifs ou sous-dossiers dans le dossier. | Si des permissions de partage ont été définies pour une procédure existante, ces permissions seront conservées après le déplacement de cette procédure dans un dossier. Toutefois, si une procédure qui est déplacée dans le dossier ne dispose d'aucune permission de partage, les permissions de partage sont héritées du dossier. De même, si une procédure qui possède des permissions de lecture seule accordées à des utilisateurs individuels est déplacée vers un dossier doté de permissions de modification, les utilisateurs qui disposent des permissions de modification sur ce dossier sont alors autorisés à modifier la procédure. |
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Modifier | Les utilisateurs disposant de la permission de modification peuvent effectuer les opérations suivantes : • Modifier une procédure existante dans le dossier • Créer de nouvelles procédures et de nouveaux actifs ou sous-dossiers dans le dossier • Déplacer des procédures ou des actifs existants dans le dossier • Déplacer le contenu créé par d'autres utilisateurs vers n'importe quel sous-dossier du dossier de niveau supérieur • Renommer le dossier | Le créateur du dossier ou l'administrateur peut supprimer tout contenu qui a été ajouté par d'autres utilisateurs. |
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Lorsque vous avez terminé d'ajouter des membres et de modifier les permissions, cliquez sur Enregistrer.
Pour annuler le partage d'un dossier avec un utilisateur, cliquez sur le x en regard de l'utilisateur. Pour modifier leurs permissions, sélectionnez une autre option dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur ENREGISTRER.
