Ordnerberechtigungen verwalten
Vor dem Teilen
Berücksichtigen Sie beim Gewähren von Berechtigungen für Ordner Folgendes:
• Die Aktion Teilen ist nur in Ordnern der obersten Ebene verfügbar.
• Der Ersteller eines Ordners sowie Administratoren können den Ordner durch Zuweisen von Freigabeberechtigungen mit anderen Benutzern teilen.
• Berechtigungen werden nur auf den Ordner der obersten Ebene angewendet, und alle Dokumente und Unterordner innerhalb dieses Ordners der obersten Ebene erben die Berechtigungen von diesem Ordner. Sie können zusätzliche Freigabeberechtigungen für einzelne Objekte innerhalb von Ordnern angeben. Beachten Sie jedoch, dass diese weiteren Berechtigungen zusätzlich zu den Ordnerberechtigungen gespeichert werden, um einen größeren Satz von Berechtigungen und Zugriff zu erstellen.
• Der Besitzer eines Ordners kann weitere Benutzer zu dem Ordner einladen. Diese Benutzer verfügen entweder über Lese- oder Bearbeitungsberechtigungen für den gesamten Inhalt des Ordners. Die einzige Möglichkeit, den Zugriff auf Inhalte einzuschränken, die Sie einem geteilten Ordner hinzufügen, besteht darin, diese Inhalte aus dem Ordner zu verschieben.
• Wenn Sie Berechtigungen für einzelne Verfahren in einem Ordner festlegen möchten, empfehlen wir, die Freigabeberechtigung für den Ordner auf Organisationsebene auf Lesen festzulegen und dann in den Ordner zu wechseln und einzelnen Benutzern die Berechtigung Bearbeiten für die entsprechenden Verfahren zu erteilen.
Berechtigungstypen
Sie können Freigabeberechtigungen für Ordner, die Sie erstellt haben, verwalten, indem Sie auf das Menüsymbol (
) in einem Ordner klicken und anschließend
Teilen auswählen.
Im Fenster TEILEN können Sie nach Organisationsmitgliedern suchen, die hinzugefügt und denen Berechtigungen erteilt werden sollen, oder Sie können allen Mitgliedern einer Organisation Zugriff gewähren. Sie können auswählen, ob der Benutzer oder die Organisation Berechtigungen für Lesen oder Bearbeiten haben soll.
Berechtigung | Beschreibung |
Lesen | Benutzer mit der Berechtigung Lesen können den gesamten Inhalt des Ordners anzeigen, jedoch keine Verfahren oder Assets bearbeiten. Sie können dem Ordner auch keine neuen Verfahren, Assets oder Unterordner hinzufügen. | Wurden Freigabeberechtigungen für ein vorhandenes Verfahren festgelegt, werden diese Berechtigungen auch nach dem Verschieben des Verfahrens in einen Ordner beibehalten. Sind für ein in den Ordner verschobenes Verfahrens jedoch keine Freigabeberechtigungen festgelegt, so erbt das Verfahren die Freigabeberechtigungen des Ordners. Wird ein Verfahren, das für einzelne Benutzer schreibgeschützt ist, in einen Ordner mit Bearbeitungsberechtigungen verschoben, können Benutzer mit Bearbeitungsberechtigungen für diesen Ordner das Verfahren bearbeiten. |
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Bearbeiten | Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiten können folgende Aktionen ausführen: • Vorhandene Verfahren innerhalb des Ordners bearbeiten • Neue Verfahren, Assets oder Unterordner innerhalb des Ordners erstellen • Vorhandene Verfahren oder Assets in den Ordner verschieben • Von anderen Benutzern erstellte Inhalte in einen Unterordner innerhalb des Ordners der obersten Ebene verschieben • Ordner umbenennen | Der Ersteller des Ordners sowie Administratoren können alle Inhalte entfernen, die von anderen Benutzern hinzugefügt wurden. |
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Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit dem Hinzufügen von Mitgliedern und Bearbeiten von Berechtigungen fertig sind.
Klicken Sie auf das x neben dem Benutzer, um die Freigabe eines Ordners für diesen Benutzer aufzuheben. Sie können auch eine andere Option über das Dropdown-Menü auswählen, wenn Sie die Berechtigung des Benutzers ändern möchten. Klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.
