Dokument-Manager
Beim Herunterladen von Dateien unter Windows-Betriebssystemen gelten die folgenden Regeln:
• Das Rautenzeichen (#) wird durch einen Gedankenstrich (-) ersetzt.
• Sämtliches HTML-Markup im Dateinamen wird entfernt. Zum Beispiel < a >.
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Rautenzeichen (#) sind in Dokumentnamen nicht zulässig, auch nicht in Dateianhängen, die in Codebeamer hochgeladen werden. Beim Erstellen eines neuen Dokuments werden Rautenzeichen (#) im Dokumentnamen automatisch in Gedankenstriche (-) umgewandelt.
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Beim Herunterladen unter Windows-Betriebssystemen werden die folgenden Zeichen durch einen Unterstrich (_) ersetzt:
• ”
• *
• /
• :
• <
• >
• ?
• |
Einführung in den Dokument-Manager
Der Dokument-Manager bietet einen sicheren, rollenbasierten Dokumentzugriff, über den Sie Dokumente teilen, hochladen, herunterladen, durchsuchen, versionieren, genehmigen und verfolgen können.
Die Hauptmerkmale sind:
• Baselining mit elektronischer Signatur – Wenn Sie eine neue Baseline erstellen, wird ein Schnappschuss Ihrer Dokumente für Prüfungs- und Verfolgbarkeitszwecke gespeichert.
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung – Steuern Sie, welche Dokumente von Benutzern mit verschiedenen Rollen oder benutzerdefinierten Rollen gelesen oder geschrieben werden können.
• Versionskontrolle – Verfolgen Sie Dokumentversionen, und verhindern Sie versehentliches Löschen oder Überschreiben von Dokumenten.
• Dokumentlieferung und -benachrichtigung – Benutzer können Ordner für die Software-Lieferung erstellen und herunterladen sowie eine sichere Dokumentverteilung mit Zugriffsbenachrichtigung und Zugriffs-Prüftrail organisieren.
• Prüftrail für Benutzerzugriff – Verfolgt, wie und wann Benutzer auf Dokumente zugreifen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erfordert mitunter eine permanente Aufzeichnung der Dokumentzugriffe, z.B. Lesen, Ändern oder Löschen.
• Durchsuchen und indizieren – Volltextsuche in und Indizierung von Microsoft Word-, RTF-, PDF-, HTML-, Wiki- und Textdokumenten.
• Ordner und Unterordner – Benutzer können Ordner und Unterordner erstellen und Dokumente speichern und organisieren.
• Kommentare, Tags und Anhänge – Benutzer können Anmerkungen, Tags und Anhänge zu Dokumenten hinzufügen.
• WebDAV-Zugriff – Über das WebDAV-Protokoll (Web based Distributed Authoring and Versioning) können Benutzer direkt aus Microsoft Office und anderen WebDAV-konformen Anwendungen auf Dokumente zugreifen.
Greifen Sie von der Codebeamer Hauptseite aus auf den Dokument-Manager zu, indem Sie ein Projekt auswählen. Klicken Sie dann oben auf die Registerkarte Dokumente.
Dokument hinzufügen und Bulk-Uploads mit ZIP-Dateien
Sie können ein einzelnes oder mehrere Dokumente dem Dokument-Manager hinzufügen (hochladen). Klicken Sie zum Hinzufügen von Dokumenten auf > > , und wählen Sie eine Datei aus. Klicken Sie anschließend auf Hochladen.
Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig hinzufügen möchten, müssen Sie die Dokumente in eine ZIP-Datei (oder Gzip- oder Tar-Datei) packen und dann den Inhalt der hochgeladenen Zip-, Tar- oder Gzip-Dokumente automatisch entpacken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Archive mit den Erweiterungen .zip, .tar, .tar.gz oder .tgz entpacken, um Archive nach dem Hochladen zu entpacken. Wenn das Kontrollkästchen Archive mit den Erweiterungen .zip, .tar, .tar.gz oder .tgz entpacken aktiviert ist, entpackt der Server das Dokument aus dem Zip-Archiv nach dem Hochladen, wobei die Verzeichnisstruktur erhalten bleibt.
Limits beim Hochladen – maximale Dateigröße
Standardmäßig darf ein Dokument beim Hochladen in Codebeamer maximal 5 GB groß sein.
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Wenn Sie dieses Limit ändern möchten, wenden Sie sich an den Systemadministrator, oder informieren Sie sich unter Konfiguration nach der Installation.
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Dokumente durchsuchen
Die Volltextsuche ist für Microsoft Word-, RTF-, PDF-, HTML-, PPT-Wiki- und Textdokumente möglich. Weitere Informationen zur Suche finden Sie unter:Suchen
Neue Wikinotizen hinzufügen
Wikinotizen sind Wiki-Dokumente, die im Dokument-Manager gespeichert und referenziert sind. Sie können Wiki-Notizen als Notizbuch verwenden, um Ideen, Memoranden, To-Do-Listen usw. aufzuzeichnen. Klicken Sie zum Erstellen einer Notiz auf Neu, und wählen Sie Wikinotiz aus. Sie können die Wiki-Formatierungs-, Link- und Makrofunktionen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Wiki-Markup und -Plugins.
Neues Diagramm hinzufügen
Sie können neue Diagramme unter Dokumenten erstellen. Klicken Sie auf 
, und wählen Sie die Option Diagramm aus.
, und wählen Sie die Option Diagramm aus.Das Diagramm-Editorfenster wird geöffnet. Unter Dokumenten erstellte Diagramme können über die Einfügen-Schaltfläche des WYSIWYG-Editors u.a. in die Beschreibungen und Kommentare von Tracker-Einträgen eingefügt werden.
Mit Dokumenten arbeiten
Sie können Dokumente innerhalb eines Verzeichnisses nach Status, Beschreibung, Name, Version, Zuletzt geändert, von und Größe ordnen, indem Sie auf die entsprechenden Überschriften klicken. Auch das Ordnen nach Tag ist möglich.
Eigenschaften bearbeiten
Klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten, um die Eigenschaften eines Dokuments zu ändern. Es wird das Fenster Eigenschaften bearbeiten angezeigt. Sie können in diesem Fenster die Felder Name, Besitzer, Status, Beschreibung und Max. Versionen des ausgewählten Dokuments bearbeiten.
Kommentare und Anhänge hinzufügen
Fragen oder Kommentare zu einem Dokument können Sie mit Anhängen versehen. Öffnen Sie dazu die Registerkarte Kommentare und Anhänge. Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen, und klicken Sie dann im Fensterbereich zum Bearbeiten von Kommentaren auf das Symbol 
"Datei hochladen".
"Datei hochladen".Dokument anderen Artefakten zuordnen
Sie können Artefakte anderen Dokumenten, Elementen und Wiki-Seiten zuordnen, indem Sie die Registerkarte Zuordnungen öffnen. Zuordnungen funktionieren in beide Richtungen: Wenn ein Dokument einem Tracker-Eintrag zugeordnet ist, wird der Tracker-Eintrag ebenfalls dem Dokument zugeordnet.
Dokumente kennzeichnen
Verzeichnisse und Dokumente können mithilfe von Tags klassifiziert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Taxonomie: Inhalte mit Tags kategorisieren.
Auf Dokumente aus MS Office und Windows mit WebDAV (Webfolder) zugreifen
Über die Microsoft Office-Symbolleiste und den Microsoft Windows Explorer kann mittels WebDAV-Protokoll direkt auf einen kompletten Satz an Dokumentenverwaltungsfunktionen zugegriffen werden. Vom Windows-Desktop aus können Sie "kopieren/einfügen" verwenden, um auf Dokumente zuzugreifen.
Weitere Informationen finden Sie unter WebDAV in MS Office und Windows integrieren.
Gelöschtes Dokument aus dem Papierkorb wiederherstellen
Wird ein Dokument gelöscht, wird es im Papierkorb archiviert. Der Projektadministrator kann gelöschte Dokumente aus dem Papierkorb wiederherstellen. Nur der Systemadministrator kann den Papierkorb leeren.