Una entidad de texto se utiliza para reemplazar una cadena de texto larga, como una entidad de texto denominada XML para reemplazar eXtensible Markup Language. La entidad de texto se puede insertar desde una lista desplegable de barra de herramientas más rápidamente que si se escribe el texto.

Se pueden crear entidades de texto para texto que cambia a menudo, como el número de versión de un manual. Cuando cambia el número de versión, sólo es necesario modificar la entidad de texto; el cambio se aplicará automáticamente en cada lugar del documento en que aparezca el icono de marcador de la entidad de texto.

Una entidad de texto puede incluir otras entidades de texto, así como texto y otro marcador. Por ejemplo, si el nombre de compañía incluye subdivisiones, se puede crear una entidad “compañía” e incluir una entidad “subdivisión” en ella. De esta manera, si una subdivisión se cambia o vende, se puede modificar la entidad “subdivisión” o eliminarla de la entidad “compañía”.

Las entidades de texto pueden tener, como máximo, una longitud de 8000 caracteres.

Después de insertar una entidad de texto, ésta se muestra como un icono de marcador que la representa. El contenido de las entidades de texto de un documento, se puede consultar en Ver > Entidades de texto.

Si se requiere una entidad con una cantidad importante de texto o un documento completo, se recomienda crear una entidad de fichero.