Es distinto trabajar con documentos normales en un procesador de texto que trabajar con documentos estructurados en Arbortext Editor. Cuando se crea un documento con un procesador de texto, los elementos de documento, como un título o los párrafos, se indican aplicando formato al texto a medida que se trabaja.

Por ejemplo, para que el texto tenga apariencia de título, se cambia su tamaño y se añade espacio arriba y abajo. Para crear un párrafo nuevo, se insertan uno o varios retornos de línea, empezando el texto en una línea nueva.

En Arbortext Editor, estos mismos elementos de documento se identifican por medio de marcador XML o SGML. En la ventana de edición de Arbortext Editor, este marcador está representado por iconos de etiqueta (normalmente, como pares de etiquetas). Al escribir texto, se hace dentro de un par de etiquetas específico. Por ejemplo, un título de capítulo se escribe dentro de un par de etiquetas título. Cada párrafo va dentro de un par de etiquetas paragraph independiente.

La ventaja de marcar los elementos de documento de esta manera es que las instrucciones de formato se pueden mantener independientes y el texto se puede reutilizar fácilmente. También se puede utilizar parte de un documento en otro documento sin cambiar el formato del texto extraído. Por ejemplo, el título del texto extraído cambiará automáticamente para parecerse a los títulos del otro documento. En otras palabras, si parte de un documento se inserta como capítulo, la etiqueta título del contenido se asemejará a un formato de título de capítulo. Si se inserta en una sección, la etiqueta título se asemejará a un título de sección. Asimismo, los párrafos se justifican o usan sangría si ése es el estilo en el otro documento.

Los documentos estructurados imponen reglas para controlar el momento y el lugar donde se pueden insertar estas etiquetas de elemento. Cada tipo de documento tiene su propio conjunto de reglas.

Por ejemplo, un tipo de documento de carta tiene un conjunto de reglas para que parezca una carta, y el tipo de documento de libro tiene un conjunto diferente para que el aspecto sea el de un libro. Además de la estructura de organización diferente de cada documento, también tienen elementos diferentes. Las cartas pueden tener etiquetas de elemento para saludo, despedida y cuerpo, mientras que un libro usa etiquetas para capítulo, título y sección. Probablemente, tanto la carta como el libro tengan etiquetas de párrafo.

Con Arbortext Editor, no es necesario tener conocimientos de XML o SGML para escribir un nuevo documento utilizando un tipo de documento. Arbortext Editor proporciona herramientas para garantizar que se siguen las reglas del tipo de documento mientras se insertan elementos para crear el documento nuevo.