Die Arbeit mit Dokumenten aus einem Textverarbeitungsprogramm unterscheidet sich von der Arbeit mit strukturierten Dokumenten in Arbortext Editor. Wenn Sie ein Dokument mit einem Textverarbeitungsprogramm bearbeiten, geben Sie Dokumentelemente wie Titel oder Absätze an, indem Sie den Text während der Eingabe formatieren.

Einen Titel kennzeichnen Sie beispielsweise dadurch, dass Sie die Schriftgröße und den Zeilenabstand oberhalb und unterhalb erhöhen. Ein neuer Absatz wird erstellt, indem Sie einen oder mehrere Zeilenwechsel einfügen und den Text in einer neuen Zeile beginnen.

In Arbortext Editor können Sie die gleichen Dokumentelement mithilfe von XML- bzw. SGML-Markup-Tags beschriften. Im Bearbeitungsfenster von Arbortext Editor werden hierfür Tag-Symbole (in der Regel paarweise) verwendet. Text wird zwischen zwei zusammengehörenden Tags eingegeben. Sie können beispielsweise einen Kapiteltitel zwischen Titel-Tags setzen. Der Text für die einzelnen Absätze wird jeweils von paragraph-Tags umschlossen.

Der Vorteil dieser Auszeichnung von Dokumentelementen ist die Trennung der Formatanweisungen vom Text. Der Text lässt sich dadurch einfacher erneut verwenden. Sie können auch einen Teil eines Dokuments in einem anderen Dokument nutzen, ohne das Format des extrahierten Texts ändern zu müssen. Der Titel aus dem extrahierten Text übernimmt beispielsweise automatisch das Format der Titel im anderen Dokument. Wenn also ein Teil eines Dokuments als Kapitel eingefügt wird, sorgen die Titel-Tags dafür, dass der Inhalt im Format eines Kapiteltitels angezeigt wird. Beim Einfügen in einen Abschnitt bewirken die Titel-Tags eine Formatierung als Abschnittstitel. Die Absätze übernehmen auch die Ausrichtung bzw. Einrückung des anderen Dokuments.

Bei strukturierten Dokumenten gelten Regeln für das Einfügen dieser Element-Tags. Jeder Dokumenttyp verfügt über einen eigenen Satz von Regeln.

Der Dokumenttyp "letter" enthält z.B. Regeln, die dafür sorgen, dass das Dokument wie ein Brief aussieht, wohingegen Dokumente vom Dokumenttyp "book" Regeln für ein Buch enthalten. Neben der unterschiedlichen Organisationsstruktur der Dokumente gibt es auch einige unterschiedliche Elemente. Bei Briefen könnten Element-Tags für salutation (Grußformel), closing (Briefschluss) und enclosure (Anhang) definiert sein, bei Büchern für chapter (Kapitel), title (Titel) und section (Abschnitt). Beide verfügen wahrscheinlich über paragraph (Absatz)-Tags.

In Arbortext Editor benötigen Sie keine XML- oder SGML-Kenntnisse, um ein neues Dokument mit einem Dokumenttyp zu erstellen. Arbortext Editor enthält Tools, mit denen die Einhaltung der Regeln des Dokumenttyps überwacht wird, während Sie durch das Einfügen von Elementen das neue Dokument erstellen.